“Mi sistema ERP cada vez funciona peor, es lento, ineficaz y poco funcional”… reflexiones como estas son indicadores de una realidad: tu software de gestión ha quedado obsoleto.
La necesidad de cambiar de aplicación ERP es un tema subjetivo: el cliente tenderá a minimizar o incluso negar esta necesidad argumentando que todavía no ha amortizado el ERP anterior; por el contrario la realidad para el proveedor tenderá a ser la opuesta. Sin embargo, ambas partes están de acuerdo en que trabajar con un ERP obsoleto puede tener efectos verdaderamente perniciosos en el rendimiento y la productividad de las empresas.
¿Dónde reside el problema? En la elevada inversión que precisa este cambio. La falta de financiación y de recursos que sufren las empresas en la actualidad conduce a que muchos directivos opten por retrasar el cambio del ERP renunciando también a las necesarias labores de actualización y mantenimiento. Sin embargo, esta desafortunada elección llevará a que en el medio plazo muchas empresas padezcan problemas de productividad y competitividad.
Por ello día a día crece la demanda de perfiles capacitados para identificar la necesidad del cambio, de liderarlo y proponer la mejor solución de gestión.
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Mi ERP ha quedado obsoleto: principales síntomas
No es fácil reconocer que necesitamos cambiar nuestro ERP. Por ello el profesional debe estar preparado para identificar los principales síntomas de una necesidad imperante de cambio para poder comunicárselo al cliente.
El principal síntoma es la falta de agilidad de la aplicación que afecta a la productividad de toda la empresa. Trabajar con un ERP obsoleto hace perder mucho tiempo a los trabajadores causándoles irritabilidad y frustración.
También son frecuentes los casos de empresas que cuentan con un programa que ha sido capaz de afrontar las necesidades de la organización hasta ese momento pero que no pueda abordar nuevos escenarios como pueden ser, por ejemplo, la internacionalización o la venta por Internet.
Otra situación ante la que se impone el cambio se produce cuando ya no se liberan nuevas versiones del sistema ERP actual. Mantener esta tecnología obsoleta afectará al rendimiento de toda la empresa.
Liderando el cambio del programa ERP
Una vez identificada la necesidad del cambio hay que abordarla. Las empresas implantadoras de soluciones de gestión deben contar con profesionales capacitados para liderar este reto. ¿Cuáles son las principales fases en un proceso de cambio de ERP?
Presentar el proyecto a la empresa cliente:
El profesional debe ser capaz de vender el proyecto de cambio al cliente mostrándole las necesidades de innovación y los problemas que puede causar un sistema obsoleto.
Por otro lado, deberá presentar el plan de de proyecto de implantación con los correspondientes presupuestos, plazos, etcétera.
El análisis previo de la empresa:
El análisis previo se produce en una etapa que podemos definir como “pre-implantación”. Es en esta fase en la que se definirán los objetivos, el alcance del proyecto, las necesidades concretas de la organización, los recursos necesarios para cubrirlas, etcétera.
Habrá que analizar a fondo la organización: la plantilla, la cultura empresarial, los procesos etcétera.
Involucrar a la dirección y a los mandos intermedios:
El cambio del software de gestión lleva implícito un cambio en el modo de trabajo tanto de trabajadores como de directivos que puede generar oposición. El rechazo de los mandos intermedios y superiores es el más peligroso dado que estas figuras pueden llegar a convertirse en verdaderos obstáculos a la implementación del ERP.
Por ello, es necesario involucrarlos en el cambio, contar con su apoyo y con su opinión. Un directivo que se considere ignorado o perjudicado puede llegar a generar verdaderos problemas.
Reúnete con los principales directivos para presentarles el proyecto y convencerles de la necesidad del cambio.
Cuenta con todos los trabajadores:
El apoyo de los trabajadores también es esencial en el proceso de cambio del software de gestión. El profesional va a tener que trabajar directamente con la plantilla al menos en lo referente a su formación y es imprescindible que los trabajadores también comprendan la necesidad del cambio.
Comienza el cambio del ERP:
Disponer y utilizar una metodología de implementación probada, testada y adaptada al contexto del proyecto es clave para el éxito del mismo.
En esta etapa se configurarán todos los módulos que necesita la empresa y se migrarán todos los datos y documentos.
Paralelamente se formará a la plantilla (en especial a aquellas personas clave) para familiarizarla con el uso del programa.
El líder del cambio debe seguir regularmente el progreso del proyecto de implantación, realizando auditorías con el fin de identificar posibles fallos y errores para solucionarlos antes de que se conviertan en problemas.
Concluyendo, las empresas ya no solo necesitan profesionales cualificados para implantar un ERP, también necesitan expertos capacitados para identificar la necesidad de cambio, familiarizados con las principales soluciones y capaces de liderar el cambio. En nuestro Master en ERP te dotamos de las herramientas y de los conocimientos necesarios para hacerlo… ¿Estás preparado?
Artículo escrito por: Eduardo Martinez Fustero