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08 Abr 2014
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Content Management vs Knowledge Management: la retroalimentación de documentación y conocimiento

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Miriam Gallardo

Uno de los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones de forma continua es la gestión interna del conocimiento. Como características principales de la misma, podemos destacar que, por un lado, supone una de las grandes inversiones a realizar por las organizaciones en búsqueda de unos equipos que posean las habilidades y los conocimientos necesarios para lograr los objetivos de una forma eficiente y ágil; y por otro, supone igualmente pero en mayor medida un retorno de la inversión alto y rápido.

En esta coyuntura, la gestión de la documentación y la información es uno de los pilares sobre el que debe apoyarse la gestión del conocimiento: explotada y utilizada de una forma eficiente, funcionará de palanca para poner en funcionamiento los engranajes fundamentales de conocimiento.

La gestión documental, a nivel general y a nivel particular en la gestión del conocimiento, permite organizar el conocimiento, mejorarlo, y transmitirlo mediante la “capilarización” de los conceptos fundamentales en los procesos internos y estratégicos en las organizaciones.

gestion agil de la informacion

 

Cuando hablamos de gestión documental, es fundamental destacar que no hablamos sólo de papel: hablamos de toda aquélla documentación e información, independientemente del soporte y formato, que se considera de valor añadido para la organización. Por tanto, una consecuencia directa de una eficiente gestión documental es una mejor gestión del conocimiento. Si somos capaces de detectar aquélla documentación/información estratégica, de igual forma podemos asociarlo directamente al conocimiento que genera, y así, conseguir el establecimiento de redes de conocimiento internos que se retroalimentan de forma constante y natural.

Y es más, una eficiente gestión de la documentación/información, debe realizar un ejercicio de filtrado para obtener una información ya “formateada” orientada a los intereses de la organización, por lo que el esfuerzo en la preparación de un óptimo conocimiento ya se ha realizado en una fase anterior: conseguimos reducir el esfuerzo ya que lo realizamos en un único momento.

Teniendo en mente este win-win entre ambos procesos, es importante analizar internamente nuestras organizaciones para detectar las necesidades de gestión de conocimiento más urgente, realizando posteriormente una “minería” de conocimiento que redundará en un beneficio directo y en plazos muy cortos.

En el ámbito de la gestión documental/información y conocimiento, uno de los principales interrogantes a los que nos enfrentamos actualmente con el auge de las nuevas tecnologías es la detección de necesidades de perfiles que cubran las necesidades de nuestra organización: ¿documentalistas? ¿gestores de información? ¿gestores de información? ¿content managers? ¿gestores de conocimiento? ¿Knowledge management? La variedad de nombres que se dan a los perfiles y sus características, son espejo de la realidad organizativa que vivimos, de tal modo que las diferencias o líneas divisorias entre uno y otro perfil están muy difusas.

Cada organización debe realizar una reflexión y un análisis “hacia dentro” y detectar los puntos de mejora en relación con la gestión de la documentación/información y del conocimiento, explotando al máximo las interdependencias entre ambos.

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Miriam Gallardo Sobre la autora:

Miriam Gallardo es responsable de eficiencia. Licenciada en Historia y máster en Gestión Documental y Bibliotecas. Actualmente, es alumna de IEBS, concretamente del postgrado Agile Product&Project Management. Lleva seis años en una compañía en que crea soluciones de Gestión Documental, en la que he pasado por diferentes perfiles: Project Manager, Coordinación de Proyectos, Coordinación de Operaciones y actualmente es Responsable del área de Eficiencia.

 

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