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28 Mar 2014
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Sobre gestión del tiempo, productividad de equipos y otras historias de Agile

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Judit Izquierdo

bpm gestion agil

¿Cuántas veces te has preguntado cómo tener bien organizados documentos y carpetas de tu ordenador para no perder el tiempo buceando entre ellos? ¿No te atreves a tirar papeles de tu oficina pero tampoco tienes clara su utilidad? ¿Existen metodologías y técnicas que te ayudan a gestionar la documentación, el tiempo que dedicas a cada tarea, cómo gestionar los imprevistos? Sí. Sobre Agile, gestión de documentación y creación de equipos de trabajo ágiles dedicamos el resumen de noticias de esta semana.

Comenzamos recuperando el webinar dedicado al método Getting Things Done (GTD) de David Allen que impartió Javier Cantos Cañete, en el que aprender las pautas para mejorar el rendimiento y la productividad personal.

La principal barrera para nuestra productividad somos nosotros mismos. Es posible mejorar esta sensación y los resultados siguiendo las cinco fases del método GTD descritas por David Allen: Recopilar (agrupar la información), procesar (tener claras las tareas), organizar (establecer prioridades), revisar y hacer.

Esta semana la especialista en gestión documental, Miriam Gallardo, nos instruía en las pautas a seguir para mejorar la productividad dentro de las empresas a través de sistemas gestionados de documentación. Bajo el objetivo la oficina sin papeles, no se trata de llegar al objetivo de vivir sin hojas impresas a nuestro alrededor sino en la optimización del tiempo que dedicamos a la búsqueda de documentos desde nuestro propio ordenador, los sistemas de documentación, y la manera en la que transmitimos y compartimos esa información. Puedes aprender de forma extendida sobre este tema en este curso online.

Además, tienes también disponible la presentación que realización durante el webinar, que te ayudará a introducirte en algunos conceptos del BPM (Business Process Management).

Existen otras metodologías, todas interesantes. Con Rafael Zaragozá puedes aprender cómo las técnicas de Visual Thinking ayudan a definir procesos, dibujar estrategias, mejorar la gestión y llegar mejor a alcanzar los objetivos marcados. En esta línea y siguiendo las teorías de Alan Cooper, Sergio Martín Balsa, director de UX de Unidad Editorial y profesor de IEBS, desentraña en este artículo cómo llegar -paso a paso- a definir prototipos orientados a la persona.

Respecto a las ventajas de las metodologías ágiles, Daniel Grifol hace en su blog un extenso análisis hasta descifrar la capacidad de producción de un equipo. A través de las variables producción, motivación, canales de comunicación, capacidad de pivotar, efectividad de la planificación y sistema de producción, lograr identificar los puntos de máxima efectividad de un equipo a través de una fórmula matemática que podéis ver en detalle en su artículo.

Producción Máxima del Equipo (PX) = (1*P1+1*P2+..1*Pn)*(1+1+1+1)/4=P1+P2..+Pn

También cabe destacar el análisis de Rubén Alzola y su resumen gráfico de cómo el hecho de trabajar con submetas puede mejorar la creatividad. El poder de lo simple.

Hablando de optimización de los procesos de trabajo, nuestro profesor Miguel Abreu, por su parte, ya detalló en el blog de IEBS cómo crear equipos de trabajo “predecibles”, con una alta capacidad de adaptación y resolutivos. Puedes leer todo el detalle de su propuesta a través de este link, y que se resumía en:

  • Evitar las estimaciones muy optimistas cuando conocemos la posibilidad de situaciones de mucha incertidumbre.
  • Tener siempre tareas, mejoras y nuevas funcionalidades a desarrollar par que no haya espacios en blanco o desocupados para miembros del equipo.
  • Tener las prioridades de las funcionalidades muy bien definidas, para ser ágiles cuando haya que iterar.
  • Planificar imprevistos y dedicar un tanto por ciento de tiempo a ellos. Si luego no ocurren, siempre contaremos con ese tiempo extra.
  • En cuanto se den los imprevistos, otorgarles la máxima visibilidad para resolver y que impacten lo menos posible en el desarrollo del proyecto.
  • Usar checklists y listas de comprobación.

Si quieres aprender más con Miguel Abreu, continuar profundizando en cómo las metodologías ágiles ayudan en la productividad de tu empresa o quieres especializarte en la implementación de sus técnicas, infórmate del Postgrado en Agile&Project Management de IEBS.

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