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03 May 2016
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Ejemplos de cómo las empresas usan la metodología ágil

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Sonia Mañé Vernia

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La metodología ágil se aplica ya en muchas empresas del mundo y poco a poco se van demostrando sus ventajas a largo plazo. La explicación de esta metodología puede resultar confusa; yo misma he estado mucho rato intentando recopilar información y fuentes que me sirvan para definirla. Creo que lo más útil para entender la metodología ágil es verla en acción, así que he decidido mostraros algunos ejemplos de cómo se aplican los métodos ágil y el llamado Agile Manifesto en el funcionamiento de las empresas.

 

Empecemos por lo básico, ¿qué es la metodología ágil?

Esta metodología originalmente era para gestionar la creación y desarrollo de softwares. Por ejemplo, Apple es una de las empresas que usa los métodos ágil en sus equipos para desarrollar sus productos, pero entraremos en detalle más adelante.

Las empresas han empezado a usar los principios ágiles de distintas formas y creativamente han llegado a aplicar la metodología en sus procesos de desarrollo, creación, logística, etc. para convertirse en empresas más eficaces y funcionales.

Imagina que eres uno de los informáticos o ingenieros a los que se le ha encargado la creación de un nuevo sistema operativo, o la creación de la cámara del nuevo iphone 7. Si tuvieras que trabajar con la metodología ágil, el trabajo que realices se haría en un equipo que se auto-organiza y multidisciplinar. Cada fase del proyecto, o ciclo de vida (planificación, análisis de requisitos, diseño, codificación, pruebas, etc), lo llevaría a cabo un equipo o encargado distinto e iría evolucionando según las necesidades del propio proyecto. Tu misión sería trabajar en tu parte del proyecto y estar en constante comunicación con el resto de equipos.

Conociendo la metodología ágil con ejemplos prácticos y reales

 

Os he prometido ejemplos para entender mejor este sistema y lo prometido es deuda. Si te han quedado dudas o si quieres, más adelante, entrar en más detalle sobre este método, te dejo una lista de artículos recomendados:

 

Zara

Como imaginarás gestionar un imperio como Inditex, o incluso si ponemos el cerco en Zara, no debe de ser fácil. La organización ha de estar sí o sí a la orden del día. En otro artículo comentamos la logística de Inditex, una de las mejores del mundo, por si quieres curiosear un poco. El Harvard Business Review cuestionó en 2004 la estrategia logística de la empresa, llegando a decir que era una locura. Sin embargo, la compañía puede diseñar, producir y enviar una colección a todas las tiendas en menos de 15 días.

Zara aprovecha cuatro veces más sus recursos que la mayoría de marcas gracias a su sistema ágil, así que no estará de más preguntarse, ¿qué hacen? Ellos lo llaman postponement, nosotros lo podemos traducir como aplazamiento. Esta técnica consiste en posponer la creación, o incluso el envío de productos, lo máximo posible y teniendo en cuenta su récord logístico están en condiciones de hacerlo.

Los productos que fabrica Zara son difíciles de pronosticar; es decir, tienen un ciclo de vida corto y nunca sabes con exactitud si van a gustar o no. Por lo tanto, definir si se necesitan mil unidades o un millón es casi imposible. La solución que ha encontrado Zara es hacer previsiones a la baja, en el caso de que finalmente falten productos entonces arrancan la rueda de creación y envío express, que ya tienen bien engrasada, y en menos de 15 días tienen el problema de stock solucionado.

¿Pero cómo consigue la logística de Zara ser tan eficiente y rápida? La clave está en la central de Arteixo, en Galicia. Desde ella hay un constante feedback con todas las tiendas del mundo, las cuales envían a diario información sobre lo que más se ha vendido y lo que menos. Lo cierto es que, si una tienda pide una remesa de ropa, tarda unas 48 horas en recibirla. Primero envían la solicitud a la oficina central, si se aprueba, las fábricas están a punto para empezar a realizar la producción de las prendas, que una vez acabadas se envían a la sede para pasar un control de calidad y ser reenviadas a cualquier parte del planeta. Así que todo pasa por Galicia, pero además cada equipo (demanda de pedido, recepción de pedido, fabricación de pedido, envío, control de calidad, etc) está conectado con el resto y se van comunicando el estado de los distintos ciclos de vida del producto.

 

Apple

Steve Jobs habló en más de una ocasión de cómo se gestionaban los equipos en Apple para conseguir que todo fluyera. En este caso os he recuperado una entrevista que hizo en 2010 en la que nos cuenta cómo Apple se organiza como una startup y mediante una metodología ágil.

Según explicaba Jobs, Apple es una empresa “increíblemente colaborativa”. En ella no hay ningún comité, lo que encuentras son personas al cargo de proyectos: una persona está al cargo del sistema operativo del iPhone, otra persona está al cargo del hardware del mac, otra persona está al cargo de la ingeniería del hardware del iPhone, otra persona está al cargo del marketing mundial, otra persona está al cargo de operaciones… Apple se organiza como una startup, la mayor startup del mundo. Todos se reúnen durante 3 horas una vez a la semana y hablan de qué están haciendo y cómo lo están haciendo. Cada responsable sabe lo que hacen los demás, para tenerlo en cuenta en su propio trabajo, por lo que hay mucho trabajo en equipo entre los responsables y ese trabajo se filtra luego hacia abajo, para pasar los objetivos hacia el resto de los equipos de trabajo de la compañía.

Tal y como contaba Jobs, para que este método funcione, todo depende de que seas capaz de tener confianza en los demás responsables y trabajadores; confianza en que van a poder hacer su parte del trabajo a tiempo y bien, sin tener que estar vigilándolos todo el tiempo. Jobs destacaba que algo en lo que son realmente buenos en Apple es en tratar de averiguar cómo dividir las cosas en equipos, para que hubieran distintos focos y objetivos dentro del conjunto del producto. Al final todos trabajan en el mismo producto, pero cada uno se ocupa de un ciclo de vida del mismo, sin perder la visión general, gracias a la colaboración y comunicación. En cuanto al trabajo de Jobs, él en particular se pasaba el día reuniéndose con los distintos equipos y trabajando con ellos en ideas y soluciones a problemas.

Cuando el entrevistador le pregunta: ¿y la gente está dispuesta a decirte que estás equivocado? Jobs contesta, “si, tenemos maravillosas discusiones”, a lo que el entrevistador le replica: “¿y las gana usted todas?” – “Oh no, ¡Ojalá lo hiciera! No puedes hacer eso, si quieres contratar a grandes talentos y quieres que se queden contigo, debes dejarles tomar muchas decisiones y tu debes dejarte guiar por las ideas, no por la jerarquía. De otra manera la gente no se quedaría”, le contesta Jobs.

[Tweet “Apple funciona como una startup; la startup más grande del mundo”]

 

Facebook

En Facebook tienen una rutina que suelen llevar a cabo. Cuando se establece un nuevo proyecto, se reúne a un equipo de personas que lo llevarán a cabo, unas 6 o 7, dependiendo de la magnitud del proyecto. Estas personas son elegidas según las habilidades necesarias para hacer el proyecto, así que en muchas ocasiones proceden de departamentos diferentes, con distintos backgrounds, etc. En vez de coordinar el proyecto por mails, chats o hacer una reunión a la semana para establecer quién hace qué y que cada uno se vaya a hacerlo a su puesto de trabajo, lo que se hace es juntar a todo el equipo en una sala, a parte del resto de la oficina, y trabajan allí hasta que se ha finalizado el proyecto. También pueden reunirse una o dos veces a la semana para dedicar todo el día al proyecto. En esa sala cuentan con todo el material necesario y trabajan cada uno en la parte del proyecto en la que son expertos. El hecho de estar todos juntos les permite hablar y comunicarse directamente, estar al tanto de los cambios que se van produciendo en tiempo real y tener siempre presente el trabajo de los demás compañeros, que al final, no deja de ser el trabajo del resto de la cadena de creación del proyecto.

 

PayPal

En PayPal los objetivos se revisan cada día y todos los equipos involucrados echan un vistazo y discuten sobre qué van a hacer, qué han hecho y qué aprendieron el día anterior. En el caso de PayPal se combina el código con el contenido. El producto final es una página web que comunica un servicio, pero todo su servicio es inmaterial, no se puede tocar. El trabajo más difícil es el de unir la parte técnica; el código, con la comunicación; lo que la gente puede ver. El proceso que siguen les permite tener constante comunicación de unos equipos a otros y conocer los objetivos generales de la empresa.


Ahora que ya conoces mejor en qué consiste la metodología ágil y cómo te puede ayudar, ¿te interesaría aplicarla en tu empresa? Entonces infórmate sobre el Postgrado en Gestión Ágil de Proyectos; puede ser la respuesta a algunos de los problemas de gestión de tu empresa.

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