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12 Mar 2015
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El Timebox para la gestión de proyectos

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Paula Canal

timebox gestion de proyectos

¿Qué es el Timebox?

El Timebox o caja del tiempo, es una técnica que consiste en establecer un tiempo máximo para cumplir una serie de tareas y alcanzar un objetivo dentro de un proyecto. La realización de dichas tareas se ha de realizar en un tiempo concreto, lo que favorece que aumente la productividad para conseguir alcanzar los objetivos acordados.

El Timeboxing es una técnica ágil para la gestión de proyectos de la empresa; pero realmente ¿Qué hay detrás de esta caja del tiempo?

Pasos del Timeboxing

Dentro del proceso de timeboxing podemos identificar 5 pasos clave: despegue, investigación, perfeccionamiento, consolidación y cierre.

Despegue: consiste en una sesión donde los miembros del equipo definen los objetivos y acuerdan los tiempos del timeboxing. El equipo está liderado por el Team Manager que se encargará de repartir las tareas a cada uno de los miembros del equipo.

El propósito de la reunión inicial (kick-off) es de revisar los objetivos que se quieran alcanzar, sabiendo que estos se pueden cumplir dentro del plazo del timebox, y que en caso contrario se pudieran modificar.

Además, tenemos que testear que los participantes que trabajen en el timebox son capaces de afrontar las tareas aceptando los costes que conlleva que un equipo se dedique íntegramente a esta tarea.

Investigación: investigar todos los productos que se van a utilizar en el timeboxing, poniéndose el equipo de acuerdo en los recursos que van a emplear.

Este proceso es para refundar que las teorías que se llevarán a cabo en el momento de perfeccionamiento son fiables. Aquí se trabajará la posible solución por parte de todos los miembros del equipo para demostrar lo propuesto en la primera fase. Todo el equipo debe de trabajar conjuntamente en el Timebox para refutar esta teoría.

Perfeccionamiento: testear todos los productos dentro del timebox, siguiendo el orden de prioridades. Este es el punto en donde se pretende alcanzar el final del proyecto lo antes posible siguiendo los pasos establecidos en los puntos anteriores. Tras revisar los resultados por parte del Business Ambassador, este dará el aprobado si se han cumplido los objetivos pactados. En este punto no se ha de realizar cambio alguno con respecto al trabajo ya hecho; las modificaciones solo serán resultado de haber cometido algún fallo durante el proceso de trabajo en el timebox.

Consolidación: cerrar todos los cabos sueltos verificando que todos los productos que se han utilizado durante el timeboxing funcionan correctamente. En este proceso se dan por consolidadas las tareas llevadas a cabo durante este tiempo y descartados todos los fallos.

Cierre: aceptación de la finalización del timebox por parte del director del equipo. Este es el punto de ver los resultados finales y si el timebox ha tenido éxito. En el caso de haber fallos, intentar enmendarlos en futuros procesos dentro de la caja del tiempo.

¿En qué deriva todo este trabajo? En el aumento de la productividad de los trabajadores y una mayor efectividad para sacar adelante sus tareas. Trabajar de una manera mucho más eficiente centrándonos solo en un punto de acción y en acabarlo en el tiempo establecido. Finalizado el timebox es momento de ver el feedback sobre su realización correcta.

Cómo integrar el timebox en tu empresa

Sabemos que las empresas innovar en cuanto a técnicas de motivación laboral. No obstante es necesario saber cómo podemos aplicar metodologías ágiles como las del timeboxing que ayuden a sacar los proyectos del día a día. Os dejamos una serie de consejos útiles a continuación:

  • Definir un objetivo claro.

Se deben escoger unos objetivos que puedan cumplirse dentro del tiempo establecido en el timeboxing. Evitar perder el tiempo en perfeccionar aspectos,

  • Destinar tiempo y recursos para la realización de la actividad.

El número de personas y el material que se emplea para realizar la tarea siempre han de ser fijos, no obstante los objetivos pueden variar a medida que se va progresando. Si se ve que no se va a cumplir con los plazos, se reducen el número de objetivos con el fin de cumplir la tarea.

  • No tener interrupciones y tener un equipo humano adecuado.

No puede haber interrupción externas para evitar perder el tiempo. Un Scrum Master facilitará las tareas que tiene que hacer cada uno de los integrantes del equipo y hará que estas sean más fluidas.

  • Mantener motivado al equipo.

La finalidad del timeboxing es agilizar todas las tareas, de ahí que tengas que motivar al equipo recordando cual es el objetivo a alcanzar. Puedes crear rutinas de trabajo: 40 minutos de trabajo y 10 de descanso para dosificar el trabajo, o crear una cadena buscando al que esté más especializado en cada tarea, para que el tiempo para sacar el proyecto vaya mucho más rápido.

Ahora que conoces una nueva técnica para mejorar la productividad y eficiencia en tu empresa, podrás sacarle más partido a todos tus proyectos. No obstante el mundo de la gestión de proyectos es muy amplio, de ahí que el Postgrado en Gestión Agile de Proyectos te proporcione técnicas en Scrum, Kanban y Lean para optimizar el rendimiento de tu negocio. ¡Recuerda darnos un like si te ha parecido interesante el artículo y compartirlo con tus amigos! 🙂

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