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27 Nov 2014
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Visual Thinking en el Management Documental

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Fabián V. Buendía

Visual Thinking en el Management Documental Cuando visitamos a potenciales clientes, en la mayoría de los sectores se presenta de forma más o menos tradicional una cartera de servicios que suele consistir en un PowerPoint con los datos más representativos: quiénes somos, qué hacemos y qué ofrecemos. De la misma forma, nos llevamos cierta información y documentación de vuelta a la compañía: con qué organización hemos contactado, dónde vemos la oportunidad de negocio y qué hemos ofrecido, además de la indicación de los siguientes pasos que normalmente suelen quedar “en el tejado del cliente”.

Pero, ¿y si le damos la vuelta a estas acciones y actividades en su forma de gestión y transmisión? ¿Y si la información y documentación que presentamos y recabamos la convertimos en un producto vendible por sí mismo (doble beneficio)? Al fin y al cabo, tanto la captación de clientes como el feedback de estas primeras reuniones son procesos y como tales pueden ser modificados, optimizados y por sí mismos podemos convertirlos en una gran herramienta de venta. Para ello, podemos utilizar Visual Thinking.

Presentación formato tradicional vs Visual Thinking

Presentaciones PowerPoint vs Visual Thinking

¿Qué podemos conseguir empleando Visual Thinking?

  • Provocar curiosidad logrando que nos dediquen más atención y/o tiempo que a cualquier otra presentación.
  • Lograr mayor engagement y más rápido.
  • Gestionar la información y documentación interna de forma más ágil e innovadora. Al realizar un ejercicio visual en los procesos de venta, nos obligamos a profundizar más en ellos, a ver otras vertientes, y descubrir otras caras del negocio, esto es, realizamos un ejercicio de reflexión. Cuando realizamos un documento en el que explicamos qué vendemos/creamos, ponemos nuestro foco en una redacción correcta, pero, ¿y si realizamos este ejercicio mediante dibujos?

La recopilación de información y documentación en nuestra organización formato tradicional vs Visual Thinking

Los resultados que podremos obtener según una u otra forma de aplicar serán absolutamente diferentes:

  • La integración de la información en los sistemas mucho será mucho más creativa (learn by doing) e irá acompañada de una reflexión y de un aprendizaje continuo. La asimilación mediante este aprendizaje respecto a cuál es la mejor forma de transmitir nuestro negocio a los clientes y cómo transmitir las necesidades reales del mismo internamente, es mucho más eficiente: llega más lejos, produce reacciones y favorece la capilarización del conocimiento y la incorporación de personas a la organización de forma ágil; o si no, ¿cuántos memorandums, actas, procedimientos,… has leído en tu vida?
  • Igualmente, los diferentes métodos para explicar internamente el feedback proporcionado por el cliente, podrán sacar mucho beneficio de la utilización de herramientas visuales, por ejemplo, realizando una infografía trimestral para información de interna de qué productos/servicios son los más interesantes para los clientes, que valor continuo estamos aportando, etc.

Reflexión Final

Por último una reflexión: que sea visual, no significa que no sea información/documentación a gestionar, debe integrarse igualmente en nuestro sistema de management documental/información. ¿Por qué esta información y documentación no va a estar al alcance de todos para su conocimiento y recopilación de feedback? ¿Por qué no sacar el máximo beneficio al impacto visual?

¿Te atreves a probar?

Si quieres aprender a sacar el máximo rendimiento al management documental para tu organización, ¡apúntate al curso de Gestión Ágil de la Información: cómo explotar la documentación en las organizaciones!

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