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04 Abr 2019
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Cómo crear organizaciones ágiles según los expertos

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Patricia Galiana

Uno de los mayores retos de las organizaciones es convertirse en totales organizaciones ágiles. Por si todavía no te has enterado, esta característica es totalmente necesaria a día de hoy para que un negocio pueda funcionar adaptándose a las demandas del mundo digital. Tiene muchas ventajas que favorecen a empresa, cliente y trabajadores. Entonces, ¿cómo crear organizaciones ágiles? En este post te lo contamos con las opiniones de expertos.

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Existen muchas razones que garantizan el éxito de las organizaciones ágiles, la transformación interna y externa de los negocios cada vez se produce con más rapidez y es totalmente necesaria. ¿Cómo podrá sobrevivir un negocio que no aplica metodologías ágiles? La respuesta es que lo tendrá complicado. Con este nuevo paradigma surge el perfil del Project Manager.

Es uno de los más demandados por las empresas para responder a las necesidades en el campo de la innovación de metodologías. Este nuevo profesional se ocupa de gestionar recursos en entornos de trabajo ágiles.Lo hace con la creación de valor, en periodos cortos de tiempo y además se encarga de incluir al cliente en sus procesos.

Las organizaciones ágiles ya saben que los nuevos tiempos piden reconfigurar estrategias, procesos, talento y tecnologías. Por ello, la cultura de la empresa y su capital humano deben ser lo más importante de las organizaciones ágiles.

Pasos para crear organizaciones ágiles

El director académico del Posgrado en Digital Product Manager, Miguel Macías, y el director del Master en Agile Project Management, Javier Cantos, nos explican cómo crear organizaciones ágiles para llegar al éxito.

Debe estar clara la misión. Las empresas que emplean metodologías ágiles se centran en añadir valor a las personas y al resto de la sociedad. “Una organización que transcienda, que cada día, semana o mes se pueda medir la aportación que ha realizado a la sociedad, y que el beneficio sea una consecuencia de dicha actividad”, explica Macías.

Las estructuras jerárquicas se quedan anticuadas, las organizaciones ágiles apuestan por ser más planas, con equipos de autonomía multidisciplinares, creados por proyectos o líneas de actividad. “Equipos donde los roles estén definidos, pero que tengan la opción de cambiar de rol, justificadamente, mediante el diseño de una carrera profesional”, añade el experto.

El director asegura que para crear una organización con metodologías ágiles es necesario tener equipos que se coordinen fluidamente entre sus miembros y con otros equipos de la organización, aunque trabajen en remoto, creando espacios para compartir y entendiendo que esos meetings son necesarios y productivos.

El uso de herramientas también debe cuidarse. Por ejemplo, en vez de crear tareas que se repitan y que parezcan aburridas a los trabajadores, pueden utilizar otras formas de trabajo que potencien su desarrollo personal. ”Se han de dar herramientas a las personas para que desempeñen bien su trabajo, desde propiciar un buen ambiente de trabajo, hasta facilitar la ideación, la creación de nuevos contenidos e ideas mediante la cesión de tiempo, herramientas, formación y espacios”.

Definir una cultura de la experimentación, es decir, que los trabajadores tengan tiempo en su jornada laboral para experimentar y conocer las nuevas formas de trabajo, que tengan ideas, las compartan con el equipo y se dé espacio a la innovación. “En una organización ágil debería primar la cultura de la experimentación por encima de la cultura de la planificación”, sostiene Macías.

Las organizaciones ágiles deben ser transparentes para todos los stakeholders. Esto significa que las personas que trabajen en el mismo equipo deben conocer cuáles son las funciones de sus compañeros y del resto de equipos, estar al tanto de los objetivos, líneas de acción y la misión para crear un sistema eficaz y eficiente.

Es importante entender qué implicaciones tiene el cambio de modelo organizacional. “No se trata de pasar un proceso de restyling puramente estético en base a un concepto que puede ser tendencia, se trata de querer hacer las cosas de una forma totalmente distinta para adaptarse a las necesidades y continuos cambios de un mercado globalizado y tecnológico”, explica Javier Cantos.

Claves para las organizaciones ágiles

Toda empresa que haya decidido mejorar con las metodologías ágiles deberá emprender un camino de transformación en el que hay que tener en cuenta varias cosas. En este punto, Cantos nos explica las claves para aplicar en las organizaciones ágiles.

Es imprescindible tener un buen equipo especializado de profesionales. Por esta razón es tan importante tener una formación específica sobre perfiles concretos para asumir el proceso de transformación. ”Todo ello se desarrolla con mayores garantías si se cuenta con profesionales formados y experimentados en áreas de conocimiento como la cultura organizacional, gestión del cambio, metodologías agile o frameworks de escalado”, explica Cantos.

Comunicar los objetivos y el proceso de transformación también es importante. Uno de los puntos clave de las organizaciones ágiles se basa en el enfoque en las personas. No solo se enfoca en los clientes sino también en las personas que forman parte del equipo de la organización. “Es crítico establecer un sistema de comunicación totalmente transparente y participativo con respecto a los objetivos y actividades que se van a llevar a cabo”, añade el experto.

La transformación debe ser la herrramienta para llegar a los objetivos. No es tanto el resultado como la forma de llegar a la meta. Aquí, la capacidad para definir métricas y el análisis continuo permiten tomar decisiones sobre el impacto real del proceso de transformación.

Qué deben tener las organizaciones ágiles

Según un artículo elaborado por la consultora McKinsey, y en el que colaboraron más de 50 profesionales con especialidad en áreas clave de la transformación organizacional, las 5 características que debe tener una organización agile son:

Estrategia: Se trabaja con el concepto de “Estrella polar incorporada en toda la organización”. Centra la estrategia de la organización en la creación de valor, no solo para clientes, también para empleados, inversores, partners o incluso comunidades a su alrededor.  Esto permite mayor implicación de todos los stakeholders implicados, y del mismo modo una mayor capacidad para detectar necesidades de forma mucho más ágil.

Estructura: “Red de equipos empoderados”. Evoluciona el concepto de equipos que reciben órdenes a equipos que reciben responsabilidades y trabajan con facilitadores para el desarrollo de su actividad. Para ello se trabaja con:

  • Estructuras totalmente horizontales reduciendo la burocracia en la toma de decisiones.
  • Roles bien definidos e identificados.
  • Gobernanza práctica para acercar la toma de decisiones lo máximo posible a los equipos.
  • Generación de comunidades de conocimiento y práctica para compartir el know how.
  • Creación de asociaciones activas y un ecosistema que amplíe las redes internas y que facilite la incorporación de talento.
  • Puesta en marcha de nuevos entornos de trabajo para lograr una mayor efectividad en la actividad desarrollada por los diferentes equipos.

Procesos: Evolución de los procesos largos y tediosos a “ciclos rápidos de pensamiento y acción”. La aplicación de modelos iterativos en la gestión de proyectos permite una mayor adaptación a las necesidades del contexto, así como una mayor facilidad para ofrecer soluciones rápidas a las demandas recibidas.

Personas: Se pasa del control por parte de perfiles orientados al mando al acompañamiento de las personas para obtener más rendimiento de las competencias individuales. Del mismo modo, se potencia la rotación de los roles para enriquecer las experiencias de las personas que forman parte de la organización.

Tecnología: La tecnología se percibe como un medio que debe facilitar la comunicación y la gestión en un entorno cambiante y ágil. Se introducen nuevos mecanismos que permiten abordar el trabajo colaborativo como un entorno de recepción, gestión y análisis de la información de forma totalmente natural.

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