Como usar a metodologia Scrum para realizar projetos complexos

Você sabe o que é a metodologia Scrum? A gestão de processos e equipamentos é uma das partes mais complicadas para qualquer empresa. Não se trata apenas de recursos. Otimizar tempo, coordenar a equipe, definir protocolos e atribuir tarefas é uma questão de peso, que requer conhecimento, bom senso e muito tempo para sua implementação.

Índice do conteúdo:

• Quais perfis interferem na metodologia Scrum?
• Como a metodologia Scrum funciona?
• Como são as reuniões com a metodologia Scrum?
• O que ganhamos com a metodologia Scrum?

A que leva a falta de planejamento? Custos excedentes, atrasos na entrega de projetos, conflito com clientes ou outros departamentos. E o uso de processos antiquados? A diferença de critérios entre os próprios membros ao realizar seu trabalho, a falta de unificação de ferramentas ou a desagregação dos processos de trabalho leva a desperdício de tempo, dinheiro e, por fim, a desmotivação da equipe.

Esse planejamento e implementação de novas técnicas leva tempo? Sim. Eles compensam? Se analisarmos os custos indiretos de uma má gestão, não há dúvida de que a resposta é sim.

As metodologias ágeis surgem como uma resposta a este problema. Novos sistemas de gerenciamento que dependem de um gerenciamento dinâmico e altamente coordenado de processos para levar a um nível otimizado o uso que damos a nossos recursos.

Em que exatamente consiste? A metodologia Scrum permite abordar projetos complexos desenvolvidos em ambientes dinâmicos e mutáveis de forma flexível. É baseada em entregas parciais e regulares do produto final com base no valor que elas oferecem aos clientes.

É uma opção de gerenciamento ideal para realizar projetos desenvolvidos em ambientes complexos que exigem resultados rápidos e nos quais a flexibilidade é um requisito essencial. O Scrum oferece agilidade e o resultado, sempre, valor.

Perfis da metodologia Scrum

Como dissemos, esse método não seria possível sem o conceito de “equipe de trabalho”.

Por um lado, temos o Product Owner representando a voz do cliente e o restante dos stakeholders não envolvidos diretamente no projeto. Esse perfil é responsável por definir os objetivos do projeto e por garantir que a equipe trabalhe de maneira apropriada para atingir esses objetivos.

Não está sozinho. O Scrum Master  é responsável por assegurar que o restante da equipe não tenha problemas em lidar com suas funções e tarefas. Orientar e ajudar o Scrum Team a garantir o cumprimento dos objetivos. Em outras palavras, esse perfil ajuda a equipe a se manter ativa e produtiva.

O Scrum  Team é a equipe encarregada de desenvolver e entregar o produto. Seu trabalho é essencial: estamos falando de uma estrutura horizontal auto-organizada capaz de se autogerenciar.

E, finalmente, temos que falar sobre os Stakeholders. Este grupo inclui os perfis interessados ​​no produto: diretores, proprietários, comerciais. Estes são perfis que, embora não façam parte do Scrum Team, devem ser levados em conta.

Funcionamento da metodologia Scrum

O processo começa com a elaboração do chamado Product Backlog. É um arquivo genérico que inclui o conjunto de tarefas, requisitos e funcionalidades requeridas pelo projeto. Qualquer membro da equipe pode modificar este documento, mas o único com autoridade para adicionar prioridades é o Product Owner, responsável pelo documento.

O segundo estágio passa pela  definição do Sprint Backlog, um documento que inclui as tarefas a serem executadas e quem as executa. É interessante atribuir as horas de trabalho que cada uma delas assumirá e atribuir-lhes um custo. Se o seu volume for muito grande, criar metas intermediárias será um sucesso.

O Sprint é o período em que todas as ações acordadas são realizadas no Sprint Backlog e supõe entregas parciais para testar o produto final.

O ciclo anterior deve ser repetido até que todos os elementos do Blacklog tenham sido entregues. Entre os Sprints diferentes, não se deve deixar tempos sem produtividade.

Todas as ações que tomamos devem ter controle. É no Burn Down que marcamos  o estado e a evolução do mesmo, indicando as tarefas e os requisitos pendentes a serem tratados.

As reuniões, concretas e trabalhadas com antecedência

Quem não perdeu horas de trabalho inúteis em reuniões improdutivas porque estavam mal preparadas? Isso não tem espaço nos métodos ágeis. Cada minuto custa dinheiro. As reuniões também devem ser planejadas, como parte do processo. Nesta “Reunião de Planejamento da Sprint”,  o Product Owner prioriza as tarefas contidas no Product Backlog.

Com essas tarefas em mente, o objetivo do novo sprint é determinado priorizando as tarefas a serem executadas pelo Scrum Team e atribuindo tempo a cada uma delas. O objetivo deve ser realizável e a equipe somente abordará um conjunto de tarefas que podem ser assumidas.

O projeto é monitorado diariamente nesta reunião em que o cumprimento das tarefas assumidas é controlado. Talvez você tenha ouvido falar do Daily Scrum, que é o nome adotado do inglês. Nesta reunião  os objetivos são acordados para o dia seguinte e os possíveis problemas que limitaram ou impediram diretamente o cumprimento dos objetivos são analisados.

Benefícios da metodologia Scrum

Os benefícios são amplos e têm impacto na equipe, nas partes interessadas e na organização como um todo.

O trabalho em equipe é incentivado, concentrando todos os esforços no alcance de um objetivo comum. É um modelo baseado na autodisciplina e autogestão, que tem um impacto positivo na responsabilidade. Em relação ao aspecto comunicativo, essa metodologia incentiva a comunicação entre os diferentes membros da equipe.

As partes interessadas têm maior controle e transparência sobre o projeto, permitindo uma melhor organização. O cliente pode acompanhar de perto o que acontece, sem ter que esperar por um resultado final que não o convença. Com os objetivos intermediários, os riscos são minimizados.

Em última análise, a adoção dessas práticas recomendadas podem reduzir o tempo de desenvolvimento de produtos, trazendo mais adaptação, capacidade e flexibilidade diante de um ambiente e requisitos em constante mudança, aumentando o valor que é dado aos clientes.