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07 mar 2019
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O que é a metodologia Kanban e como utilizá-la?

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Nas últimas três décadas, o Kanban, que é definido como “um sistema de produção altamente eficaz e eficiente“, contribuiu para gerar um cenário de manufatura ideal e competitivo. A origem da metodologia Kanban deve ser buscada nos processos de produção “just-in-time” (JIT) idealizados pela Toyota, nos quais cartões eram usados ​​para identificar necessidades materiais na cadeia de produção.

Índice do conteúdo:

Você quer saber como é a metodologia que levou ao sucesso de grandes empresas? Preste atenção e não perca o que Kanban é, no artigo a seguir.

O que é Kanban?

Atualmente, o termo Kanban tornou-se parte das chamadas metodologias ágeis, cujo objetivo é gerenciar de maneira geral como as tarefas são concluídas. Kanban é uma palavra japonesa que significa “cartões visuais”, onde Kan é “visual” e Ban corresponde a “cartão”.

As principais vantagens dessa metodologia é que ela é muito fácil de usar, atualizar e assumir pela equipe. Além disso, destaca-se por ser uma técnica de gerenciamento de tarefas muito visual, que permite visualizar rapidamente o status dos projetos, bem como orientar o desenvolvimento do trabalho de forma efetiva.

Os princípios da metodologia Kanban

A metodologia Kanban é baseada em uma série de princípios que a diferenciam do resto das metodologias conhecidas como ágil:

  • Qualidade garantida. Tudo o que é feito deve ir bem na primeira vez, não há margem para erro. Assim, o Kanban não recompensa a velocidade, mas a qualidade final das tarefas executadas. Isto é baseado no fato de que muitas vezes custa mais para corrigi-lo depois de fazer certo da primeira vez.
  • Redução de desperdício. O Kanban é baseado em fazer apenas o que é necessário e justo, mas fazendo bem. Isso supõe a redução de tudo que é superficial ou secundário (princípio YAGNI).
  • Melhora contínua. O Kanban não é simplesmente um método de gestão, mas também um sistema de melhoria no desenvolvimento de projetos, de acordo com os objetivos a serem alcançados.
  • Flexibilidade. A próxima coisa a fazer é decidir sobre o backlog (ou tarefas acumuladas pendentes), sendo capaz de priorizar as tarefas recebidas de acordo com as necessidades do momento (capacidade de responder a tarefas inesperadas).

Etapas para configurar sua estratégia Kanban

A aplicação do método Kanban envolve a geração de um quadro de tarefas que irá melhorar o fluxo de trabalho e alcançar um ritmo sustentável. Para implementar esta metodologia, devemos ter clareza sobre os seguintes aspectos:

#1 Definir o fluxo de trabalho dos projetos

Para fazer isso, devemos criar nossa própria placa, que deve estar visível e acessível por todos os membros da equipe. Cada uma das colunas corresponderá a um estado específico do fluxo de tarefas, o que nos ajudará a saber em que situação cada projeto está localizado. O quadro deve ter tantas colunas quanto os estados pelos quais uma tarefa passa, do começo ao fim (por exemplo: diagnóstico, definição, programação, execução, testes, etc.).

Ao contrário do SCRUM, uma das peculiaridades do quadro é que ele é contínuo. Isso significa que não é composto de cartões que são deslocados até que a atividade seja concluída. Neste caso, à medida que se progride, novas tarefas (melhorias, incidentes ou novas funcionalidades) são acumuladas na seção inicial, de modo que, em reuniões periódicas com o cliente, elas são priorizadas e colocadas dentro da seção que seja oportuna.

Este quadro pode ser específico para um projeto real ou genérico. Não há fases estabelecidas do ciclo de produção, mas elas serão definidas de acordo com o caso em questão, ou um modelo aplicável genericamente para qualquer projeto da organização será estabelecido.

#2 Visualize as fases do ciclo de produção

Como o Scrum, Kanban é baseado no princípio do desenvolvimento incremental, dividindo o trabalho em diferentes partes. Isso significa que não falamos sobre a tarefa em si, mas a dividimos em diferentes etapas para agilizar o processo de produção.

Normalmente, cada uma dessas partes é escrita em um post-it e colada na placa, na fase correspondente. Esses post-its contêm as informações básicas para que a equipe conheça rapidamente a carga de trabalho total que implica: normalmente, uma descrição da tarefa com as horas estimadas. Além disso, você pode usar fotos para atribuir cartões responsáveis, bem como usar com formulários diferentes para colocar observações ou indicar blocos (quando uma tarefa não pode ser feita porque depende de outra).

No final, o objetivo da visualização é esclarecer ao máximo o trabalho a ser feito, as tarefas atribuídas a cada equipe de trabalho (ou departamento), bem como as prioridades e o objetivo atribuído.

#3 Pare de começar, comece a terminar

Este é o lema principal da metodologia Kanban. Dessa forma, o trabalho que está em andamento é priorizado, em vez de iniciar novas tarefas. Precisamente, uma das principais contribuições do Kanban é que o trabalho em andamento deve ser limitado e, portanto, há um número máximo de tarefas a serem executadas em cada fase.

Na realidade, trata-se de definir o número máximo de tarefas que podemos ter em cada uma das fases (por exemplo: 3 tarefas na fase de planejamento, 2 na fase de desenvolvimento, uma na fase de teste, etc.) e, portanto, restringir o trabalho em andamento. A isto, acrescenta-se uma outra ideia que, por óbvio que pareça, a prática mostra-nos que não é esse o caso: não é possível abrir uma nova tarefa sem terminar outra.

Desta forma, pretende-se responder ao problema usual de muitas empresas em ter muitas tarefas abertas, mas com uma taxa de conclusão muito baixa. Aqui, o importante é que as tarefas que são abertas estão fechadas antes de começar com a próxima .

#4 Controle de fluxo

Ao contrário do SCRUM, a metodologia Kanban não se aplica a um único projeto, mas sim combina tarefas e projetos. Trata-se de manter os trabalhadores com um fluxo de trabalho constante, as tarefas mais importantes a serem desenvolvidas e um acompanhamento passivo para não interromper o trabalhador em todos os momentos. 

Além disso, esta metodologia de trabalho nos permite monitorar o trabalho realizado, armazenando as informações fornecidas pelos cartões.

Muitos insistem em destacar as vantagens do Kanban em comparação com outros métodos ágeis, como o SCRUM. A possibilidade de poder fazer entregas a qualquer momento, alterar prioridades para o início e a perfeita visualização do fluxo , são alguns dos pontos que enfatizam como elementos diferenciais e de valor. No entanto, não podemos dizer que há uma metodologia melhor que outra, mas dependerá da natureza da empresa e da maneira de organizar seus processos internos.

Conclusões

Neste sentido, o método Kanban é especialmente indicado para aquelas organizações que necessitam de flexibilidade, especialmente na entrada de tarefas, bem como no acompanhamento destas, a priorização, a supervisão da equipe de trabalho e os relatórios de dedicação. 

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