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01 Abr 2019
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El Cuadro de Mandos Integral: indispensable para un Product Manager

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Marta Estaún

¿Cómo es posible organizar un proyecto de principio a fin? ¿Cuáles son las claves para gestionar las tareas de cada componente de un equipo? Estos son preguntas a las que cualquier Product Manager se debe enfrentar. Este perfil profesional está a la cabeza en la demanda de las empresas, por ello hoy te damos las claves para crear un Cuadro de Mandos Integral que todo Product Manager debería tener.

Si todavía no sabes qué hace este profesional y crees que podrías llegar a ser uno de ellos y convertirte en Jefe de Producto, conoce de cerca ¿qué es y qué hace un Product Manager?

Índice de contenidos:

¿Qué es un Cuadro de Mandos Integral o CMI?

Lo primero para empezar a usar un cuadro de mandos integral (CMI) o balance score card (BSC) es saber en qué consiste y, sobre todo, entender por qué lo estamos utilizando y para qué fin. Un cuadro de mandos integral es una herramienta muy utilizada dentro de la gestión empresarial que va más allá de indicadores económicos, por ello es indispensable para un Product Manager.

El objetivo del mismo es poder contar con un documento que visualmente y de forma sintética nos indique cuál es el rendimiento de un proyecto y poder tomar decisiones en base a ello.

¿Cuál es su origen? Como hemos dicho, su nacimiento surge de la necesidad de controlar factores más allá de los económicos. Esta plantilla y concepto asociado, se creó en 1992 por Robert S. Kaplan y David Norton. La visión del negocio se expandió más allá de los resultados económicos, de modo que también se controla el proyecto desde el inicio de la estrategia hasta el final del desarrollo.

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Se trata de una herramienta en forma de panel, donde con un vistazo podemos identificar los principales indicadores de nuestra empresa y por qué los estamos teniendo en cuenta en base a unos objetivos. cuáles son los objetivos dentro de cada uno de ellos para establecer cambios o continuar.

Podemos responder a preguntas como: ¿estamos trabajando según lo esperado? ¿es este el resultado a obtener con los recursos invertidos tanto en tiempo como en dinero? De esta forma, un Product Manager quien tiene el control total de un proyecto puede actuar en base a una tendencia de trabajo e incluir cambios si así se debe hacer.

Es una herramienta de seguimiento y prevención, ya que, cuando se agreguen tareas que no se habían previsto de un inicio el Jefe de Producto sabe en qué departamento debe hacerlo, a quién asignarla y cuál es el objetivo cualitativo de llevarla a cabo.  

El Product Manager necesita llevar un control exhaustivo del área de la que se está a cargo. No solo se dedica a la venta de un producto sino a la coordinación y gestión de todos los equipos que hay detrás. Como es lógico, dependiendo de la magnitud de la empresa, podrá existir un Product Manager que coordine todos los departamentos o un Product Manager dentro de cada uno de ellos. Sea como fuere, hoy te traemos los cuadros de mandos que te pueden salvar en muchas ocasiones.

Ventajas del cuadro de mando integral para un Product Manager

El objetivo del cuadro de mandos es llevar un control diario del proyecto y esta es la responsabilidad última de un Product Manager. El control de este desarrollo genera un conocimiento constante de los aciertos y errores, por lo que como responsable es capaz de identificar los pasos a seguir para alcanzar el éxito y los errores que no se deben cometer en el camino.

En esta herramienta también se integra la visión de negocio, estableciendo qué es lo más importante y lo que no. Por lo que el Product Manager puede establecer prioridades y asignar las tareas según personas, buscando siempre la eficiencia.

En el mismo, también se integra la parte financiera, por lo que objetivo principal de venta siempre se tiene claro y puede conocer en todo momento si se está cumpliendo o no.

La complicación en este caso puede darse a la hora de establecer los indicadores a los que deben responder los objetivos. Esta también es función del Product Manager por lo que el cuadro de mando integral como herramienta de gestión y software le ayuda a organizar de forma automática los datos dependiendo de los factores que hemos visto.

Esta función es muy interesante y útil ya que ayuda a ver las tareas a corto plazo para establecer cambios tanto en los indicadores como en la asignación de tareas o presupuestos a partidas concretas, por ejemplo.

Lo interesante es que es una herramienta versátil que se puede aplicar a cualquier tipo de sector y de departamento. En este caso la figura de Product Manager se centra sobre todo en Marketing Digital, por lo que veremos qué debe tener un buen cuadro de mandos de marketing o CMM para coordinar este departamento.

Cómo diseñar un Cuadro de Mandos Integral en Marketing

Dentro del Marketing Digital, el Product Manager cuando se centra en el producto también entra en contacto con la parte de promoción, de forma más lejana lo debe hacer con la parte financiera y de distribución para tener una visión global del negocio. Lo importante es primero saber nuestros objetivos y adjudicarles indicadores o KPIs ambiciosos a la vez que realistas.

Esta es informacion muy util ya que el cuadro de mandos va de lo genérico a los particular para poder controlarlo todo y hacerle un seguimiento. Ten en cuenta que como Product Manager son muchas las áreas, personas y tareas que debes controlar.

¿Qué debe incluir un panel de control?

  • Por supuesto las áreas de actuación (clientes, el producto, el precio)
  • Debemos establecer el objetivo
  • Establecer cómo se va a medir: indicadores
  • Quién se ocupa o qué departamento
  • De dónde partimos
  • Qué esperamos conseguir

Siempre debes saber responder a las siguientes preguntas:

  • Quién hace qué
  • Cómo lo debe hacer y con qué recursos
  • Cuáles son las tareas a realizar
  • Ante qué indicadores debe responder

El creer que algo va bien o va mal no es suficiente, debemos saber responder por qué va bien o por qué va mal. Igualmente a esta respuesta no solo se debe responder con “hemos pasado de un 50% a un 60% en x tiempo”, se le debe dar una explicación. El Product Manager debe decir qué se ha hecho bien para conseguir un resultado positivo y más dentro de un mercado tan cambiante como el digital.

Se trata quizá de encontrar la fórmula secreta para ir alcanzando el éxito en cada acción que llevamos a cabo. Por último, debemos trasladar estos una tabla numérica donde poder ver representados estos factores en forma de datos. Es una ayuda a la hora de diseñar gráficos mucho más visuales para el resto del equipo y de la dirección, ya que el Product Manager debe trabajar en conexión con ambos.  

Con todo podemos decir que las ventajas de un cuadro de mandos para el Product Manager son:

  • Conocer en todo momento la situación de tu proyecto
  • Poder prever fallos
  • Repetir éxitos
  • La comunicación fluye y es mas facil coordinar departamentos y equipos
  • Enfocar el trabajo en lo realmente importante y establecer prioridades.
  • Los tiempos también se establecen de forma más organizada y evitamos trabajar on the fly

La ventaja de seguir un plan es que podemos hacer un seguimiento exhaustivo, pero también se debe ser perseverante en él, es decir, controlar que se cumple. Si no caeremos en los errores que comtíamos antes cuando no teníamos en cuenta ni el pasado ni el presente del negocio. Continuaremos solventando el trabajo como podamos, cuando si se hace para un futuro, ese trabajo puede producir frutos mucho más beneficiosos.

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Para que esto no suceda debemos hacer seguimiento del mismo no solo de forma individual sino en reuniones, poniéndolo en común con el equipo. Viendo qué va bien y que no o que se podría mejorar y conocer la carga de trabajo de cada persona y saber repartir tareas.

Una opción dentro de este seguimiento son las reuniones stand up. El equipo de trabajo se junta 5 minutos todas las mañanas y repasan qué hicieron ayer, si quedó algo por hacer, qué se hace hoy y si un integrante del equipo tiene tiempo puede suplir tareas de otra persona.

Los máximos responsables deben tener en cuenta el plan y el Product Manager debe estar convencido y hacer que se lleve a cabo, ante la falta de disciplina y el paso del tiempo.

Si te sientes preparado para afrontar un reto así, nosotros queremos formarte en Product Manager con el Postgrado en Digital Product Management para que aprendas y estés preparado en una de las profesiones más demandas en el mercado.

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