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Cómo funciona la Metodología Scrum: Qué es y cómo utilizarla

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La gestión de procesos y equipos es una de las partes más complicadas para cualquier empresa. No se trata solo de recursos. La optimización del tiempo, coordinación del equipo, definición de protocolos y la asignación de tareas es un asunto de peso, que requiere de conocimiento, buen criterio y mucho tiempo para su implementación. Sigue leyendo, te contamos cómo funciona Scrum, cuál es su marco de trabajo y cómo utilizarla de forma efectiva.

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Para saber cómo funciona Scrum, debes tener claro que la falta de planificación conlleva sobrecostes, retrasos en la entrega de proyectos, conflicto con los clientes u otros departamentos. ¿Y el uso de procesos anticuados? La diferencia de criterios entre los propios integrantes a la hora de realizar su trabajo, la falta de unificación de herramientas o la disgregación de procesos de trabajo lleva a malgastar tiempo, dinero y, en último término, a la desmotivación del equipo.

Como respuesta a esta problemática surgen las metodologías ágiles. Nuevos sistemas de gestión que apuestan por una gestión dinamizada y muy coordinada de los procesos para llevar a un nivel óptimo el uso que demos a nuestros recursos.

¿Qué es Scrum?

La metodología Scrum permite abordar proyectos complejos desarrollados en entornos dinámicos y cambiantes de un modo flexible. Está  basada en entregas parciales y regulares del producto final en base al valor que ofrecen a los clientes. Dicho en otras palabras: Scrum sirve para mejorar el trabajo colaborativo entre equipos.

Se trata de una metodología que ayuda a los equipos a aprender y organizarse en base a las experiencias a la vez que aborda problemas e invita a reflexionar sobre los éxitos y fracasos.  Todo ello bajo una serie de herramientas y recursos que permite a los equipos organizarse con mayor agilidad.

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Es una opción de gestión ideal para acometer proyectos desarrollados en entornos complejos que exigen rapidez en los resultados y en los que la flexibilidad es un requisito imprescindible. Scrum ofrece agilidad y el, resultado, siempre, valor.

Perfiles de la metodología Scrum

Como decíamos, este método no sería posible sin el concepto de «equipo de trabajo». Entre los puestos de trabajo Scrum, encontramos a los Product Owner o el Scrum Master. Te contamos cómo trabaja cada uno de ellos:

Qué es un Product Owner

Por una parte, tenemos al Product Owner, que representa la voz del cliente y del resto de interesados no implicados directamente en el proyecto. Este perfil es el encargado de definir los objetivos del proyecto y de garantizar que el equipo trabaja del modo adecuado para alcanzar dichos objetivos.

Qué es un Scrum Master

El Product Owner no está solo. El Scrum Master es el encargado de asegurar que el resto del equipo no tenga problemas para abordar sus funciones y tareas. Guía y ayuda al Scrum Team para garantizar el cumplimiento de objetivos. En otras palabras, este perfil ayuda al equipo a mantenerse activo y productivo.

Qué es un Scrum Team

El Scrum Team es el equipo encargado de desarrollar y entregar el producto. Su trabajo es imprescindible: estamos hablando de una estructura horizontal auto-organizada capaz de auto-gestionarse a sí misma.

Qué es un Stakeholder

Y, finalmente, tenemos que hablar de los Stakeholders. Este grupo comprende aquellos perfiles interesados en el producto: directores, dueños, comerciales. Se trata de perfiles que si bien no forman parte del Scrum Team deben ser tenidos en cuenta.

Cómo funciona la metodología Scrum

Para saber bien cómo funciona Scrum y qué es la metodología Scrum, debes saber que existe un marco de trabajo para su desarrollo, que comienza con la elaboración del llamado Product Backlog. Te lo contamos más detalladamente.

Cómo funciona la Metodología Scrum: Qué es y cómo utilizarla - como funciona scrum

Qué es un Product Backlog

El proceso comienza con la elaboración del llamado Product Backlog. Se trata de un archivo genérico que recoge el conjunto de tareas, los requerimientos y las funcionalidades requeridas por el proyecto. Cualquier miembro del equipo puede modificar este documento pero el único con autoridad para agregar prioridades es el Product Owner, responsable del documento.

El autor Mike Cohn, experto en compañías software, utilizó el acrónimo «DEEP» para referirse a las diferentes etapas o fases de un buen Product Backlog. Corresponden a las iniciales de:

  • Detailed Appropriately: en esta fase se definen los requisitos del producto con las características que afectan al desarrollo del producto.
  • Emergent: esta parte define el Product Backlog como algo que no para de evolucionar y cambiar, ya que siempre se adaptará a las demandas del cliente y por ende, a las decisiones del Product Owner.
  • Estimated: esta parte quiere decir «estimado», ya que se refiere al valor aproximado según el esfuerzo y el valor que se le de al proyecto.
  • Prioritized: esta parte define el hecho de que, en el Product Backlog todos los elementos deben estar priorizados y repartidos en categorías.

¿Quieres seguir conociendo cómo funciona Scrum? La segunda etapa pasa por la definición del Sprint Backlog, que te desarrollamos aquí:

Qué es un Sprint Backlog

Es un documento que recoge las tareas a realizar y quién las desempeña. Es interesante asignar las horas de trabajo que va a suponer realizar cada una de ellas y asignarlas a un coste. Si su volumen es muy grande, crear metas intermedias será un acierto.

El Sprint es el periodo en el que se realizan todas las acciones pactadas en el Sprint Backlog , que supone entregas parciales para ir testeando el producto final.

El ciclo anterior deberá repetirse hasta que todos los elementos del Blacklog hayan sido entregados. Entre los distintos Sprints no se deben dejar tiempos sin productividad.

Qué es un Sprint Review

Todas las acciones que realicemos han de tener un control. Es en el Burn Down donde marcamos el estado y la evolución del mismo indicando las tareas y requerimientos pendientes de ser retratados.

En esta fase final del Sprint, se revisa todo el trabajo, una buena oportunidad para tener feedback sobre el desarrollo del producto.

Puede ser una reunión informal, siempre y cuando se tenga el objetivo claro del Sprint Review: brindar transparencia tanto al equipo como al cliente.

Suele durar unas cuatro horas horas para Sprints de cuatro semanas. Es decir, una hora por cada semana. La persona encargada de realizar este trabajo es el Product Owner, mientras que el Scrum Master se asegura de que esto sea así y de que se cumplan los tiempos establecidos.

Entonces ¿qué ocurre en el Sprint Review? Dentro de esta fase, en la que ya sabemos que el Product Owner es el encargado total de la revisión, se encarga de explicar los items del Product Backlog y asegurarse de que hayan sido finalizados.

A su vez, el equipo de desarrollo se encarga de hacer la demostración del incremento terminado durante el Sprint y responde a dudas relacionadas con ello.

A partir de ahí se hace una review del proyecto y se tratan los siguientes pasos a seguir. Si hay una respuesta por parte del cliente, el Product Owner reorganizaría el Product Backlog.

Por último, se hace una última revisión sobre tiempos, presupuesto y alcance del proyecto.

Sprint Planning Meeting

¿Quién no ha perdido horas de trabajo inútiles en reuniones poco productivas porque estaban mal preparadas? Esto no tiene cabida en los métodos ágiles. Cada minuto cuesta dinero. Las reuniones han de estar también planificadas, como una parte más de proceso. En este «Sprint Planning Meeting» el Product Owner prioriza las tareas contenidas en el Product Backlog.

Con estas tareas en mente se determina el objetivo del nuevo sprint priorizando las tareas a realizar por el Scrum Team y asignando tiempo a cada una de ellas. El objetivo debe ser alcanzable y el equipo sólo abordará un conjunto de tareas asumible.

Diariamente se hace un seguimiento del proyecto en esta reunión en la que se controla el cumplimiento de las tareas asumidas. Quizás has oído hablar de la Daily Scrum, que es el nombre adoptado del inglés. En dicha cita se pactan los objetivos para el día siguiente y se analizan los posibles problemas que hayan limitado o impedido directamente el cumplimiento de los objetivos.

Beneficios de la metodología Scrum

Los beneficios de Scrum son amplios y repercuten en el equipo, en los Stakeholders y en la organización en su conjunto.

Se fomenta el trabajo en equipo, focalizando todos los esfuerzos en alcanzar un objetivo común. Se trata de un modelo basado en la auto-disciplina y la auto-gestión, lo que repercute positivamente en la responsabilidad. Respecto al aspecto comunicativo, esta metodología fomenta la comunicación entre los distintos miembros del equipo.

Los Stakeholders tienen un mayor control y transparencia sobre el proyecto, permitiendo una mejor organización. El cliente puede hacer seguimiento más cercano de lo que pasa, sin tener que esperar a un resultado final que no le convenza. Con las metas intermedias se minimizan riesgos.

En definitiva, la adopción de estas buenas prácticas permite reducir el tiempo de desarrollo de productos, más capacidad de adptación y flexibilidad frente a un entorno y unos requisitos cambiantes aumentando el valor que se aporta a los clientes.

¿Qué te ha parecido este artículo? ¿Quieres aplicar tus conocimientos sobre cómo funciona Scrum? Si quieres formación en métodos ágiles para afrontar entornos dinámicos y exigentes, no te pierdas el Master in Digital Project Management donde aprenderás los nuevos modelos de organización y gestión que están llevando al éxito a las empresas que dominan el mercado actual, así como los fundamentos de la cultura agile a través de metodologías y frameworks de escalado de proyectos que facilitan la optimización de recursos y la mejora de los resultados.

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Patricia Galiana

Content Manager y Redactora en IEBS School. Periodista por vocación especializada en el mundo digital. Leer más

25 comentarios en Cómo funciona la Metodología Scrum: Qué es y cómo utilizarla

    1. Hola Julio, muchas gracias por tu comentario. Nos alegra saber que nuestro contenido os parece interesante. Te animo a que te suscribas al blog, un saludo.

    1. Hola Mauricio, muchas gracias por tu comentario. Hay casos en que cuesta aplicarlo pero sobre todo es por la falta de organización. Hay que tener unas ideas claras y saber ordenarlas para que funcione correctamente. Un saludo

    1. Buenos días Miguel, muchas gracias por comentarnos, estaremos pendientes de tu blog y tus publicaciones. No te pierdas más post que pueden gustarte.
      Un saludo, que tengas buen día.

  1. Scrum permite adaptar la actuación a proyectos simples y complejos, siempre que se planifique adecuadamente y que no se confunda agilidad con precipitación.
    El hecho de documentar menos que ITIL no supone que no se sepa hacia donde se va.

  2. Buenas tardes, soy de Buenos Aires – Argentina y me parece excelente todo lo que estoy leyendo e informándome en Vtro, Portal de IEBS School.
    Pregunta: las clases son presenciales o se puede hacer vía Internet desde Argentina ?.
    Disculpen la molestia y desde ya muchas gracias,
    Ricardo Guerra
    Licenciado en Sistemas de Información

    1. Hola Ricardo,
      nos alegramos mucho que te guste el contenido del blog 😉 Todos nuestros cursos son 100% online, por lo que no hay ningún problema en que puedas hacer el que mejor se adapte a tus necesidades. De hecho, tenemos muchos alumnos de Argentina que ya usan nuestra metodología de estudio. Espero poder haberte ayudado y cualquier pregunta, no dudes en preguntarnos. Un saludo!

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