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25 Abr 2018
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Trucos y consejos para aprovechar al máximo Google Drive

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Patricia Galiana

El almacenamiento en la nube es uno de los sistemas preferidos por los internautas. Un sistema que se creó en los años 60 y que ha evolucionado hasta nuestros días hasta el punto que las empresas ya no ven sus días sin él por múltiples razones que te explicamos más adelante. En este post vas a conocer lo mejor de uno de los sistemas más populares para tener a salvo tus documentos en la nube: Google Drive. Seguro que todavía le puedes sacar más provecho.

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Google Drive, que ofrece 15 GB gratis, es uno de los servicios que ofrece el gigante tecnológico junto con Gmail, su cliente de correo electrónico. Ambos han conseguido captar una red de millones. Según informa EconomiaDigital, el asistente de almacenamiento de Google tiene 800 millones de usuarios , “pero la cantidad de archivos se multiplica cada día”. Además,  “Alrededor de 1.000 millones de individuos tienen cuenta en Gmail, están suscritos a videos de YouTube o guardan archivos en Google Drive”.

Los archivos que el sistema puede guardar son múltiples: texto, audio, fotografías, vídeo, documentos de texto, hojas de cálculo, etc. Además cuenta con varias características que permiten trabajar con estos archivos, estar interconectados, modificar en línea u organizarte a tu manera. Pero esto te lo explicamos paso por paso en este post, donde podrás conocer las oportunidades que brinda Google Drive. 

Trabaja a modo offline

Entre todas las ventajas que tiene Google Drive, quizás no sea esta la más aplaudida ya que el servicio necesita conexión a Internet para funcionar correctamente. Pero esto no significa que no puedas trabajar en modo offline. Si te descargas la aplicación puedes descargarte el archivo y hacer con él lo que quieras desde el dispositivo. Esto se hace pulsando de forma continua el archivo o documento y elegir, entre todas las opciones que se despliegan, la opción “Acceso sin conexión”, a partir de ahí se realizará la descarga y no tendrás necesidad de estar conectado a Internet para trabajar.

Comandos que te hacen la vida más fácil

Si aprendes como funciona el teclado en Drive, será mucho más fácil y rápido trabajar con los comandos. Aquí te dejamos una lista de cómo puedes trabajar con ellos. Puedes ver el resto aquí

teclas seleccionar elementos

Documentos con chat y posibilidad de comentar.

Esto facilita la comodidad y facilidad de crear documentos en los que todos puedan participar. Eso sí, antes tienes que compartirlo con las personas que tú quieras que vean el documento.

Una vez dentro, las personas con acceso pueden “ver” “editar” o “comentar”. Para ello, tienes que clickar en el documento con el botón derecho, elegir la opción “compartir”, en la barra inferior podrás ver cuántas personas tienen acceso al documento y en la pestaña de la derecha, elegir cómo quieres que participen en él.

Otra opción es poder hablar con los usuarios dentro del mismo documento, siempre y cuando tengan acceso a él. En la parte superior del documento hay un icono pequeño con la forma de una ventanita de conversación.

compartir drive

Pasar de PDF a DOC

Es una de las acciones más sencillas para poder pasar un documento en formato PDF  a DOC. Para hacerlo solo tienes que clickar con el botón derecho en el documento y elegir la opción “Abrir con”, eliges la opción “Documentos” y automáticamente el archivo pasa a este formato, que podrás también guardar en el dispositivo compatible con Drive y Word.

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Visualizar últimas modificaciones

Si quieres ver cuándo fue la última vez que modificaste algún documento en Drive o si alguien con quien lo has compartido ha realizado alguna acción dentro de él, puedes verlo en la parte superior derecha, en el icono “i” que aparece dentro de un círculo oscuro. Al elegir esa opción la columna de la derecha muestra “detalles” y “actividad”. En la primera podrás ver el tipo, tamaño, almacenamiento, la ubicación del archivo, quién es propietario, la última modificación, cuándo se ha abierto y la fecha de creación. En la segunda opción de actividad aparecerá el historial de modificaciones en el archivo.

Crea formularios

Con Google Drive también puedes crear encuestas y formularios de todo tipo, de tal manera que otras personas podrán rellenarlos y la plataforma te ofrecerá los resultados de dichas votaciones.

Un ‘Formulario de Google’, que así se llama la herramienta, se puede crear pulsando en el botón de crear un nuevo documento, la opción ‘Más’ o ‘Nuevo’ cuando abres el servicio en el móvil u ordenador.

Arrastra archivos para colocarlos en la nube

Google drive también ofrece una forma sencilla de subir archivos en la nube. Puedes arrastrar contenido de tu ordenador a tu cuenta online en Google en cuatro pasos: elige la carpeta de origen de los archivos que quieras subir, abre tu página de Google Drive, haz click en los archivos y arrástralos con el ratón a tu unidad.

Rescata los archivos eliminados

Como puedes ver, sus opciones son muy intuitivas y sencillas de utilizar. Sus acciones no podrían completarse sin una opción para acceder a los archivos eliminados. En la columna de la izquierda puedes acceder a la “Papelera”, donde puedes recuperar los archivos o eliminarlos por completo.

File Stream de Drive

Es una opción que complementa el uso de Drive para ver y buscar archivos de  Google Drive en un ordenador y con el que se puede guardar sin conexión, ver y organizar los archivos del sistema de archivos del ordenador, abrir archivos con las aplicaciones instaladas y verlos sin utilizar el espacio de almacenamiento de la computadora. Para utilizarlo, es necesario descargarlo a través de su página web, con opciones para Windows y Mac.

Almacenamiento disponible

A través de la opción de “Almacenamiento Drive” puedes comprobar cuánto espacio disponible tienes. Si por ejemplo tienes el plan más económico y no quieres pasarte, puedes consultar cuántos GB tienes almacenados y ver cuánto te falta para cubrir el almacenamiento total. Para acceder a esta información, en el botón de configuración superior de la derecha podrás ver la información general donde, además del almacenamiento, puedes consultar y cambiar el idioma, mostrar los archivos más utilizados como sugerencias para facilitar el trabajo, consultar la privacidad y añadir una carpeta de Google Fotos. 

google drive

Enlaza tus fotos

Con Google puedes colocar automáticamente las fotos que tengas en Google Fotos en una carpeta de “Mi Unidad”. Como te explicamos en la opción anterior,  puedes activar esta opción a través de la pestaña de configuración y haciendo click en el recuadro que aparece al lado del mensaje.

Descarga los archivos en diferentes formatos

Para ahorrar tiempo cambiando los formatos con cualquier conversor, con Google Drive puedes descargar cualquier documento en otro tipo de archivo. Puedes hacerlo, con el archivo abierto, a través de la opción de “Archivo-Descargar como” y seleccionar el formato PDF, archivos, docx, EPUB,HTML, txt, rtf, odt.

Escanea documentos con el móvil

También puedes escanear utilizando la cámara de tu teléfono móvil. Para ello tienes que tener la app de Google Drive descargada, acceder a tu cuenta y , en la opción de +, puedes elegir crear nuevos documentos, carpetas, hojas de cálculo, etc. Entre ellas puedes ver la opción de la cámara o scanear, con la que simplemente tienes que hacer una fotografía, “usar foto” y automáticamente se incluirá en tu unidad.

Compartir archivos rápidamente por mail o chat

Si queremos acceder al enlace del archivo para compartilo, hay una opción muy rápida que te permite obtener el link. Solo tienes que pulsar con el botón derecho sobre el archivo y elegir la opción “compartir mediante enlace” para compartir y aparecerá el recuadro de la imagen, donde se puede elegir que cualquier usuario con en enlace puede ver. Si eliges la opción de “permisos” que aparece más abajo, podrás editar qué personas quieres que lo vean y qué tipo de acciones pueden realizar (puede comentar, puede editar o puede ver).

compartir enlace

Extensiones para completar el servicio

Con la extensión de Chrome Google Drive puedes guardar imágenes de la página web que quieras con solo clicar el icono que aparece en la parte superior derecha del navegador. Automáticamente se guardará la imagen en .png. También Google Tunes es una buena opción para escuchar la música que hayas almacenado en Google Drive. Si quieres ver el resto de aplicaciones, haz click en el botón “nuevo”, accede  a “Más” y “conectar más aplicaciones”.

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