Sandra Garrido Sotomayor Los que hemos trabajado en una pyme sabemos que la mayoría de los sistemas que funcionan en grandes empresas no valen para nosotros. Sin embargo al igual que en las grandes, las tareas se duplican, los errores se repiten y los plazos no se cumplen. La buena noticia es que no necesitas ser una multinacional para aplicar metodologías ágiles en una Pyme. De hecho, yo lo he hecho con mucho éxito. Si quieres saber cómo ¡sigue leyendo!
Índice de contenidos
¿Qué son las metodologías ágiles y por qué las pymes deberían usarlas?
Las metodologías ágiles no son una moda ni una técnica reservada para empresas tecnológicas. Son una forma de trabajar que pone el foco en lo importante: entregar valor, adaptarse rápido a los cambios y mejorar continuamente. En el día a día de una pyme, donde cada decisión cuenta, eso puede marcar la diferencia entre sobrevivir o crecer.
Agile, Scrum, Kanban o Lean son simplemente formas de estructurar esa agilidad. No hace falta aplicarlas todas ni al pie de la letra. Lo que importa es adoptar una mentalidad flexible, enfocada en resultados y con capacidad para aprender rápido de los errores. Porque sí, en una pyme también se puede innovar sin volverse loco.
Cultura ágil vs. cultura tradicional en pymes
El gran cambio empieza aquí. En una pyme, estamos acostumbrados a jefes que deciden todo, procesos heredados y resistencia al cambio. Pero eso choca frontalmente con la cultura ágil, que propone equipos más autónomos, roles más flexibles y ciclos de trabajo cortos donde se aprende haciendo.
Se trata de empoderar a las personas adecuadas para que tomen decisiones rápidas. De pasar del «siempre se ha hecho así» al «probemos esto nuevo». Y en mi experiencia, cuando una pyme se atreve a cambiar esa mentalidad, el impacto es brutal.
¿Scrum, Kanban o Lean? Así eliges la metodología adecuada para tu pyme
Dependerá de tu contexto. Scrum funciona genial si tienes proyectos definidos con fechas de entrega. Kanban es perfecto para tareas diarias y flujos continuos. Y Lean es una filosofía excelente para eliminar desperdicio y centrarte en lo que realmente aporta valor. En mi caso yo fui un poco por libre y cogía un poco de una y un poco de otra adaptándolas a mi propio estilo. El día que escuche hablar de Scrumban me entró la risa porque era exactamente lo que yo hacía.
Un tablero Kanban en la pared o en Trello puede ser el primer paso hacia la agilidad. No hace falta implantar un sistema completo desde el día uno. Como yo hice el día que escuche por primera vez hablar de scrum, fui probando y adaptándome al día a día y mi experiencia.
Paso a paso para implementar metodologías ágiles en tu pyme
Como te he dicho, no quieras empezar de golpe y aplicar agile de la noche a la mañana. Lo primero que vas a provocar es un choque cultural en una organización que no está acostumbrada a ello. A lo mejor, lo mejor, y valga la redundancia, es empezar con papel y bolí y anotar cada día lo que voy a hacer y comprobar si lo he hecho al día siguiente. Para trazar un camino y no improvisar demasiado sigue estos pasos:
- Define tu problema. No empieces por la metodología. Empieza por lo que duele: retrasos, descoordinación, falta de foco…
- Forma a tu equipo. Explica qué es agile, dónde se aplica y por qué lo vais a probar. Sin compromiso real, no hay cambio que funcione.
- Elige un marco sencillo. Un tablero, una rutina de reuniones breves, una herramienta compartida.
- Itera rápido. Evalúa lo que funciona y lo que no. Ajusta sin miedo.
- Celebra los pequeños logros. Porque cada mejora es gasolina para seguir cambiando.
Errores típicos al aplicar agile en pequeñas empresas (y cómo evitarlos):
- Copiar metodologías al pie de la letra sin adaptarlas a tu realidad.
- Creer que es cuestión de herramientas y no de cultura.
- No medir el impacto. Sin datos, todo es opinión.
- Impaciencia. Agile no da resultados milagrosos en dos semanas. Pero si eres constante, transforma tu empresa.
Y si quieres evitar estos errores comunes desde el principio, este artículo de Smartsheet ofrece una buena recopilación de fallos y soluciones muy aterrizadas.
Herramientas ágiles accesibles para pymes
La que yo uso se llama activecollab, es super completa y tiene una versión que te puedes instalar en tu servidor y no tienes que pagar ni por usuario ni por nada. Solo la compras y cada dos años pagas una pequeña cuota y te la actualizan. Además también puedes empezar por versiones gratuitas de:
- Trello: ideal para visualizar tareas y organizar el trabajo en equipo.
- Slack o Teams: mejora la comunicación y evita el caos del email.
- Miro: colaboración visual en remoto. Perfecto para brainstorming y retrospectivas.
- Google Workspace: documentos colaborativos, hojas de seguimiento, formularios internos. Simple y funcional.
Ejemplos y casos de aplicación en pymes
Conozco una pequeña agencia de diseño que pasó de usar emails y Excel a un sistema visual con Scrum y reuniones semanales. En seis meses, duplicaron su capacidad de entrega.
Una tienda de productos ecológicos implementó un sistema Kanban para coordinar pedidos y stock. Pasaron del caos al control en dos semanas.
Y un estudio audiovisual aplicó principios Lean para reducir tiempos muertos y aumentar el valor entregado al cliente. Su productividad se disparó.
En IEBS usamos activecollab para todo y no usamos el correo electrónico en la comunicación interna. Tenemos tableros para la gestión de grupos de trabajo, proyectos e incluso la creación de un master online 🙂
La agilidad como ventaja competitiva
La agilidad, en un mundo que cambia constantemente, hoy en día es imprescindible especialmente en las pymes, donde el margen de error es pequeño y el talento escaso. Si quieres innovar, mejorar tus procesos y crecer sin perder la esencia, agile es tu oportunidad.
En IEBS llevamos años formando a profesionales y directivos para liderar ese cambio. Si estás listo para transformar tu pyme desde dentro, échale un vistazo a nuestros programas de formación ágil. Porque el futuro no espera, y tu equipo tampoco debería hacerlo.