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09 Dic 2014
2 comentarios

Cinco pautas para mejorar la productividad personal

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Txema Sanchez

¿Cuántas veces nos han tenido que recordar que nunca se empieza “la casa por el tejado”? Nuestra empresa puede tener miles de herramientas de planificación, una engrasada maquinaria de trabajo en equipo e interdepartamental, pero si no comenzamos por organizarnos nosotros mismos, difícilmente podremos repercutir en unos niveles productivos de empresa óptimos.

Es por ello por lo que es muy importante que, sin olvidar que trabajamos en y para un equipo, “nosotros seamos nuestros propios jefes” en el sentido de que nos exijamos a nosotros mismos, nos planifiquemos y midamos nuestras capacidades y resultados de forma autocalificativa, como si fuera nuestro jefe quién nos auditara. Esta es la base de la productividad personal.

Conviene para ello que cada cierto tiempo nos sometamos a un examen de conciencia, donde determinemos cuáles son nuestros puntos fuertes y puntos débiles a la hora de sacar trabajo adelante. De esta forma, podremos tener información para poder determinar qué tareas conviene abordar en primer lugar, cuáles se pueden aplazar etc.

Para ello, os dejamos unas pautas que os ayudaran a obtener información de cómo trabajamos nosotros mismos y cómo podemos ser más productivos en consecuencia.

Planificación de la productividad personal

En ocasiones nos hemos “mal acostumbrado” a que sea el correo electrónico del día a día o lo que nos mande el jefe al momento quienes determinen nuestras tareas diarias. Conviene que, antes de encender el ordenador, tengamos medianamente planificado a qué vamos a dedicar nuestro tiempo. Si llega un mail demandando una tarea no planificada nos debemos preguntar si es una tarea decisiva, si se puede realizar a lo largo del día o por el contrario, podemos postergarla a otra jornada. Si es así, pongamos nueva fecha y a otra cosa. ¡Ojo! pongamos fecha. Es común caer en la tentación de atrasar, atrasar y nunca sacar adelante una tarea que nos puede resultar insignificante en el momento de recepcionarla, pero que va creciendo a medida que la postergarmos. Toda tarea es trabajo, por tanto hay que sacarla adelante.

Tal como podemos ver en el siguiente esquema del método GTD de David Allen, a quién ya dedicamos un post al respecto, toda tarea tiene su proceso de realización que asegura un correcto desarrollo de la actividad.

Productividad

Mide los tiempos de tu productividad personal

Debemos acostumbrarnos a cuantificar nuestro trabajo, de esta manera sabremos en qué momento podemos abordarlo y cuanto tardaremos. En ocasiones no nos paramos a “medir” nuestro trabajo o procedimentarlo pensando que es una pérdida de tiempo, lo cual es un grave error puesto que pararse 30 minutos en estipular cuanto nos ocupa nuestra actividad diaria nos servirá para recolocar aquellas otras que no son planificadas y saber para cuando y en qué tiempo podemos finalizar un trabajo bien hecho.

Usa el esquema de David Allen para estipular cada tarea y ten controlado cuánto tiempo inviertes en cada una de ellas. De esta forma evitarás trabajar pensando únicamente en el día a día y podrás adelantar trabajo, de igual forma que si “aparcas” alguna de ella, te será más fácil retomarla posteriormente.

Párate a pensar

El estrés es el cáncer de la productividad personal. Es natural que ante un imprevisto, nos pongamos nerviosos y tardemos en reaccionar correctamente, o peor, nos “alborotemos” y pongamos en vilo al resto de la organización. Ante estos imprevistos, lo mejor es respirar hondo y dedicar cinco minutos a centrarnos en cómo podemos reaccionar ante el imprevisto: ¿Es inminente que lo lleve a cabo?, ¿De cuanto tiempo dispongo?, ¿Podemos delegar en otra persona las tareas que hasta ese momento estaba llevando a cabo? Del tiempo que cuantifiqué que iba a dedicar a otra tarea, ¿Puedo recortar para dedicarle a esta? De responder a preguntas como estas obtendremos la mejor forma de abordar el imprevisto sin causar ningún desajuste.

Tira de herramientas

 Existen muchas aplicaciones que nos pueden ayudar en el día a día. Conviene tenerlas a mano e introducirlas en nuestra rutina de trabajo. Usar un mismo centro gestor del tipo Google Apps  (correo, archivos en la nube, calendario, alarmas…) nos permitirá tener todo el trabajo procesado, procedimentado y al alcance de la mano de una forma intuitiva, aunque para tareas más específicas o que correspondan a nuestra competencia laboral más específica conviene manejar programas con funcionalidades más completas para nuestra área, tal como recomendábamos en este post sobre sistemas de gestión empresarial.

Ten siempre todo ordenado y calificado

La fluidez en las tareas debe ser una máxima, y para ello tenemos que tener todo accesible y localizado en todo momento. Un correo bien clasificado es fundamental, como también lo es tener reflejadas las tareas a realizar. La idea es que tanto nosotros mismos como cualquier compañero que necesite ocuparse de alguna tarea que nos corresponda, seamos capaz de saber a dónde acudir y a dónde acceder en todo momento sin necesidad de rebuscar tanto en el escritorio físico como el virtual.

En definitiva, la clave para implementar la productividad personal reside en tener claro los procesos diarios y en saber responder ante cualquier imprevisto con solvencia y buenos resultados. En nuestro Postgrado de Gestión ágil de Proyectos descubriras las mejores técnicas y herramientas para que tu día a día laboral resulte de lo más productivo posible, ¡Que nada te pare!

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2 comentarios en “Cinco pautas para mejorar la productividad personal”

  1. Hola Txema!

    Me ha gustado mucho tu post, quizás lo podríamos completar con 4 maneras científicamente probadas de aumentar la productividad del cerebro y consejos para que los directivos lo tengan en cuenta. Me parece interesante y puede que a los lectores y a ti también. Aquí lo dejo:
    http://clientia.es/productividad-del-cerebro-4-maneras-cientificamente-probadas-para-aumentar/

    Gracias de nuevo por tu post, muchas veces nos cuesta ser productivos, incluso ver nuestra productividad. Pautas como éstas nos puede ayudar a sentirnos más valiosos.

    1. Muchas gracias por tu comentario Victor. La verdad es que tu post es muy interesante y desde luego que se complementa a la perfección, si hablamos de como mejorar la productividad personal de las personas. Enhorabuena y esperamos que sigas sacando artículos así de interesantes.
      Gracias de nuevo por comentar.
      Saludos! 🙂

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