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Qué son los KPIs y para qué sirven

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Desde el mundo de los negocios digitales al mundo de los deportes de alto rendimiento, medir es una actividad esencial en nuestro día a día. Aquello que no se mide no existe y, por lo tanto, no podemos mejorarlo. Aquí es dónde entran en juego los KPIs o Indicadores de Rendimiento Clave. ¿Quieres saberlo TODO sobre ellos? ¡Acompáñanos en esta guía!

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¿Qué son los KPIs?

La palabra KPI significa Indicadores de Rendimiento Clave. Son por lo tanto unos indicadores o métricas especiales que nos van a indicar el rendimiento de las operaciones de nuestra empresa o negocio.

Imaginemos un viaje en coche desde el punto A hacia el punto B. Durante este trayecto podríamos definir diferentes variables o métricas a determinar. Por ejemplo podríamos medir la velocidad a la que circulamos (Km/h) o podríamos medir la distancia que nos queda para llegar a nuestro destino (Km).

Sin embargo, la magia de los KPI es que no son indicadores o métricas cualquiera. Los KPIs tienen la ventaja de que nos indican la salud de nuestro negocio. Los resultados de estos indicadores te ayudarán a tomar las decisiones adecuadas para cumplir los objetivos estratégicos de tu compañía. Son una brújula para tu camino.

Cómo funciona un KPI

Siguiendo la línea anterior vamos a explicar por qué no cualquier métrica vale como KPI.

Imagina que tienes un restaurante que vamos a dibujar como una caja negra. En esa caja negra (tu restaurante) entran inputs (alimentos) y salen outputs (platos preparados). Dentro de esa caja negra tienes a la cocina, los cocineros y los camareros (las operaciones). ¿Cómo podemos saber qué está ocurriendo dentro de esa caja? ¿Cómo podemos saber que nuestro restaurante está funcionando correctamente y que tiene todas las posibilidades de crecer a largo plazo?

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La respuesta son ventanas (métricas). Necesitamos instalar ventanas en esa caja negra para poder observar qué está ocurriendo dentro. Sin embargo, no podemos hacer un número infinito de ventanas porque no podríamos mirar por todas a la vez.

Tenemos que hacer 1 ventana principal (métrica o KPI principal) para que nosotros como dueños / managers del restaurante podamos ver a nivel global qué está ocurriendo dentro. Además podremos poner pequeñas ventanas secundarias (de 3 a 5 métricas secundarias) para poder ver qué ocurre en otros departamentos más pequeños.

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En este ejemplo las ventanas son las métricas. Y cuando una ventana nos permite ver a nivel global cómo está funcionando nuestro restaurante se convierte en un KPI.

Ejemplos de KPIs

Los principales KPIs que se utilizan en el mundo de los negocios digitales suelen ser la facturación (si los clientes siguen queriendo nuestro producto y pagan por el es señal de salud del negocio) y los usuarios activos (modelos de startups como redes sociales o plataformas online).

Pero esto depende mucho de cada negocio. En el caso de nuestro restaurante podríamos usar la facturación y el nº de clientes recurrentes (si tenemos clientes que vuelven significa que les gusta nuestro producto y esto es una gran señal de crecimiento). ¿Pero y cómo medimos si la cocina está bien gestionada? Aquí entran los KPIs secundarios.

Cuántos KPIs necesitamos medir

Ninguna métrica cuenta el 100% de la historia. No podemos ver el funcionamiento de todo nuestro restaurante mediante una ventana. Es por eso que necesitamos KPIs o métricas secundarias para hacer un buen seguimiento.

En el caso del restaurante podríamos medir cosas como:

  • Nº de platos que son devueltos a cocina.
  • Tiempo medio de preparación de un plato.
  • Gasto medio de un cliente en nuestro restaurante.

Con estas 3 simples métricas podremos tener (en combinación con la métrica principal que era la facturación) una visión global de todo el funcionamiento.

Veamos algunos ejemplos de métricas secundarias típicas de los negocios digitales:

  • Retención de usuarios (%): Este es el porcentaje de usuarios que vuelven a usar tu producto tras haber pasado un periodo de tiempo determinado.
  • Churn rate (%): Es el % de usuarios que se dan de baja de una suscripción tras el periodo de facturación del mismo. Si por ejemplo eres Netflix y en enero tienes 100 usuarios de pago de los cuales a finales de mes se dan de baja 40, tendrás un churn rate de 40%.
  • CAC (Coste de Adquisición de Clientes): Se trata de la métrica que nos indica cuánto nos cuesta captar a un cliente.
  • LTV (Lifetime Value): Es la previsión del total del dinero que nos va a dejar el cliente a lo largo de toda su interacción con nosotros. Si los clientes de un servicio de suscripción están de media 10 meses pagando 10€ al mes, el LTV será de 100€.
  • PayBack: Es el periodo de tiempo requerido para recuperar el capital inicial de una inversión realizada.
  • NPS (Net Promoter Score): Es un indicador que mide la probabilidad de que una persona recomiende un producto o servicio a otra persona. En una escala de recomendación del 1 al 10 se suele considerar promotores a los individuos como Promotores si tienen una calificación de 9-10, como Pasivos si su calificación es de 7-8 y como detractores si tienen una calificación menor a 7.
  • Email Conversion (%): Se trata del % de usuarios que compran un producto/servicio del total de usuarios que acaba recibiendo un email de una campaña.
  • Usuarios orgánicos vs usuarios de pago
  • Margen bruto de beneficio
  • GMV, ACV, TCV
  • Burn Rate: Se trata del dinero que una empresa quema antes de tener un flujo de caja positivo. Es muy importante en Startups o empresas de nueva creación.
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