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21 Ene 2014
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GTD: cómo eliminar los desechos de tu mente y aumentar tu productividad diaria

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Javier Cantos Cañete
La metodología GTD de David Allen aborda las técnicas para aumentar la productividad personal
Imagen con licencia CC-BY-SA No audiencie, por Benson Kua

La principal barrera para nuestra productividad somos nosotros mismos. Reconocerlo, supone el primero paso para iniciar el camino hacia la mejora continua.

Dan Millman, ex campeón mundial de trampolín, entrenador y profesor universitario, cuenta en su libro autobiográfico “El Guerrero Pacífico”, la importancia de aprender a disfrutar de cada uno de los momentos que vivimos, porque ningún momento está vacío y merece toda nuestra atención. Estamos acostumbrados a mirar únicamente a los objetivos que nos marcamos, y no a aprender y disfrutar del camino que nos lleva hacia ellos. ¿De qué nos valen los triunfos si no aprendemos a saborearlos? Dan, a través de su propia experiencia, relata que solo aprenderemos a prestar la atención y concentración que merece cada instante si vaciamos la basura que alojamos día a día en nuestra mente.

Cuando por fin logres vivir el presente, te sorprenderá todo lo que puedes hacer y lo bien que lo haces.

En esta línea, el consultor y profesor sobre organización personal, David Allen explica a través de su afamado Método GTD © sobre productividad personal, que es necesario lograr la concentración absoluta sobre la tarea que se está llevando a cabo en cada momento, olvidando el resto de preocupaciones, citas o tareas pendientes de ejecutar. Para ello, define un proceso basado en cinco fases que facilita el “vaciado” de tareas que ronda en nuestra cabeza, de modo que podamos tener el control en cada momento sobre lo que tenemos pendiente por hacer, o sobre los proyectos que estamos ejecutando.

grafico gtd gestion tiempo

 

De forma resumida, podemos definir las cinco fases de la siguiente manera:

  • Recopilar: Extracción de toda la información de nuestra mente relacionada con tareas pendientes, citas, proyectos, etc, para almacenar en diferentes bandejas de entrada (libretas, pizarras, cajas, etc, apps de todo-list).
  • Procesar: Revisión de las bandejas de entrada para determinar qué tipos de tareas debemos hacer y cuáles deben ser desechadas en nuestras prioridades y estrategias.
  • Organizar: Planificación, a través de listas de tareas, de las actividades a ejecutar y de las que debemos hacer seguimiento tras ser delegadas.
  • Revisar: Repasar y comprobar las listas de tareas creadas y alimentadas en la fase de organización.
  • Hacer: Ejecución de las tareas pendientes. De nada sirve lograr una excelente planificación si finalmente no acabamos ejecutando las tareas.

En la actualidad, existen numerosas aplicaciones web, de escritorio y para dispositivos móviles que nos permiten implementar o incluso seguir el método GTD de forma sencilla. Estas aplicaciones son un estupendo medio que nos facilita el seguimiento del método, pero es importante destacar que una herramienta por si sola no mejora la productividad si no se tiene claro cómo se quiere trabajar.

Las personas más productivas y los profesionales más eficientes, lo son, no por aplicar un procedimiento que los tenga ocupados cual robots durante cada una de las horas de cada uno de sus días, sino por conocer a la perfección lo que pretender conseguir, y por lograr el control sobre su actividad, adquiriendo la capacidad de modificar dichas actuaciones en función de los cambios o imprevistos que surjan.

Algo tan simple como conocer qué debemos hacer, nos otorga una maravillosa y potente herramienta que nos facilitará acercarnos a la plenitud, y por tanto al éxito personal y profesional.

¿Quieres aprender las técnicas para ser más productivo? En nuestro próximo seminario sobre GTD veremos las principales claves para evitar pérdidas de tiempo en nuestro día a día. Si es tu primer curso con nosotros, te invitamos. Infórmate aquí. ¡Apúntate! ¿Te lo vas a perder?

Sobre el autor:

javier cantos cañete es ingeniero informático y fundador y director de La Fábrica del Tiempo, empresa especializada en consultoría y formación sobre herramientas y métodos de productividad, tanto personales como de equipo. Cuenta con formación y experiencia profesional en gestión de RRHH, metodologías de trabajo en equipo y mejora de procesos, seguridad informática, consultoría TIC y gestión del tiempo.

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