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Descubre las mejores técnicas de retención de personal

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Imagina poder predecir las probabilidades que hay de que el mejor talento de tu empresa te abandone, o de saber cuántos empleados esperan una subida de sueldo. Dar respuesta a las preocupaciones más recurrentes del departamento de recursos humanos es posible, ahora más que nunca, gracias a la introducción del Big Data en el sector. Hoy veremos cómo el almacenamiento y el análisis de datos puede ayudar a una empresa a saber gestionar mejor su talento y retenerlo y las mejores técnicas de retención de personal. ¡Sigue leyendo!

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¿Qué es la retención de personal?

La retención de personal o retención de empleados es la capacidad de una empresa de conservar su talento. Se está convirtiendo en un diferenciador competitivo clave, especialmente en los departamentos IT, ya que existe una gran demanda y suele haber mucha rotación. Esto se debe a la brecha de talento, ya que el crecimiento de los puestos de trabajo relacionados con las nuevas tecnologías es superior al número de profesionales formados en esta área y capaces de cubrir estos roles.

El objetivo de la retención de personal es que los empleados elijan permanecer en su empresa actual y no busquen activamente otros puestos en el mercado laboral. Como nos podemos imaginar, lo opuesto de la retención es la rotación, donde los empleados dejan la empresa por una variedad de razones.

Cada empresa y sector tiene una tasa de retención variable que indica aproximadamente el porcentaje de empleados que han permanecido en la organización durante un período fijo.

Tipos de rotación de personal

Existen diferentes tipos de rotación de personal y no todos impactan de la misma forma en una empresa. Por ejemplo, imagina a una persona que ha estado trabajando en una organización durante más de seis años. Su pareja se ha visto obligada a irse a vivir a otra ciudad por motivos médicos. En este caso, como responsables de recursos humanos no podemos hacer mucho por retener al empleado, especialmente si el trabajo es 100% presencial.

Otro caso sería que un empleado que lleva en la empresa dos años y ha crecido rápidamente está desmotivado porque su puesto de trabajo ha dejado de ser un desafío. Es posible que esta persona empiece a buscar otro empleo de forma activa y es un blanco fácil para otros reclutadores. En este caso, sí podríamos poner de nuestra parte por intentar retenerlo.

Ahora, imagina a un empleado que lleva diez años en la empresa en el mismo puesto de trabajo y con la misma responsabilidad, que no ha crecido en su departamento. Cuando participa en auditorías de desempeño se da cuenta de que su contribución en el resultado final es mínima y que está dedicando su tiempo a un proyecto en el que no aporta un impacto directo. En este caso, que quisiera renunciar podría ser positivo para la empresa a pesar de que aumentara el ratio de rotación de personal.

En definitiva, valorando los tres casos anteriores podemos ver que el concepto de retención de personal es multidimensional y que cada caso debe estudiarse. Los datos generales no siempre son significativos.

¿Por qué es importante la retención de personal?

El coste de perder a los mejores talentos para una empresa es muy alto. Se calcula que reemplazar a un gerente que gana 40.000 euros al año le cuesta a la empresa de 20.000 a 30.000 euros en gastos de reclutamiento y capacitación. Esto sin tener en cuenta el tiempo que se pierde en hacer entrevistas, en conocimiento o productividad.

Además, una tasa de rotación alta también afecta a la motivación del resto de empleados, a su productividad e indirectamente a su rendimiento ya que, normalmente, antes de dejar un trabajo, se suele dejar de dar lo máximo de sí mismo y comprometerse con los proyectos a largo plazo. Por lo general, el coste de reemplazar a un empleado puede oscilar entre la mitad y el doble del sueldo anual del empleado. Las empresas que no dan prioridad a la retención de personal lo pagan a un precio muy alto.

Aunque en muchos casos poco pueden hacer desde recursos humanos, el 77% de las razones detrás del abandono de los empleados se pueden prevenir. Lo más importante es identificar los aspectos que puedan estar impulsando a los trabajadores a irse y hacerles frente antes de que sea demasiado tarde.

Cómo calcular la tasa de retención de personal

De todas formas, tener un número puede ayudarnos como referencia. Por eso, si quieres calcular la tasa de retención de personal, puedes hacerlo de la siguiente forma:

Primero, deberás hacer un recuento total de empleados en un momento concreto. Por ejemplo, a principios de año. Puede ser de un único departamento, de una única oficina en el caso de tener varias o de toda la empresa. Imagina que este número es 2000.

Cuando acabe el año, deberemos comparar el número inicial con el número de personas que siguen en plantilla. Obviamente, eliminando las nuevas contrataciones. Si este número fuese 1950, por ejemplo, deberemos calcularlo con la siguiente fórmula: (1950/2000) x 100. Esto nos dará la tasa de retención de personal en porcentaje. En este caso será de 97,5%.

Sin embargo, no nos podemos quedar solo con ese número. Como hemos dicho en el punto anterior, es recomendable evaluar cada caso por lo que, imagina que de estos 50, 30 empleados con un rendimiento bajo han dimitido y cinco han sido despedidos por mala conducta en el trabajo. Estos son indicadores de una buena rotación porque al final nos acabamos ahorrando costes de su baja productividad. Para calcular esto, deberemos sumar estos números a los 1950 y obtendremos 1985. Teniendo en cuenta este número, la tasa de retención real será (1985/2000) x 100. Es decir, 99,1% será la base para las futuras estrategias que implementemos.

Las mejores técnicas de retención de personal

La retención de personal debe ser siempre una prioridad. Según diversos estudios, hasta el 35% de los trabajadores abandonarán sus trabajos cada año hasta 2023. Además, si les sumamos la nueva tendencia de teletrabajo, los empleados tienen un abanico mucho más amplio de ofertas de trabajo a las que presentarse.

Por eso, debemos trabajar para evitarlo. A continuación, toma nota de las mejores técnicas de retención de personal:

1. Proporcionar un plan de desarrollo profesional

Existe un vínculo directo entre la baja inversión en el desarrollo de los empleados y la rotación de personal. Por eso, apoyar su crecimiento y aprendizaje continuo les motiva y les hace quedarse.

Establece planes de desarrollo profesionales claros para cada uno y ofrece programas formativos o actividades para potenciar su creatividad, compromiso y efectividad. También puedes organizar sesiones internas de intercambio de conocimientos en las que los empleados se enseñen entre sí nuevas habilidades adquiridas. Escúchales y deja que te expliquen de qué forma quieren crecer dentro de la empresa.

Además, pide a los managers que le den la oportunidad a aquellos empleados que hayan mostrado interés en una nueva área ofreciéndoles participar en un proyecto paralelo en el que puedan trabajar. Esto les demostrará que como empresa nos preocupamos por su trayectoria profesional y que confiamos en ellos.

2. Contratar a los empleados correctos

Los mejores empleados son aquellos que quieren estar cerca de otros que les inspiren, no que les depriman. Para ello, deberemos encontrar formas de atraer a candidatos de primer nivel. Eso sí, deberán estar alineados con nuestra cultura empresarial. Piensa cómo posicionar mejor tu entorno de trabajo para cada candidato y puesto. ¿Se ofrecen beneficios adicionales? ¿Quizás gimnasio, guardería o mutua?

Atiende las necesidades de cada grupo de profesionales ofreciendo oportunidades de desarrollo profesional, horarios flexibles o la posibilidad de trabajar de forma remota. También es importante destacar una sólida cultura de reconocimiento.

Por otro lado, cada vez más las empresas utilizan la gamificación en el proceso de reclutamiento, ya que lo hace divertido. Por ejemplo, juegos digitales o escenarios de realidad virtual ficticios.

3. Managers correctos

¿Cuántas veces hemos escuchado a alguien decir que dejó un trabajo por su jefe? La relación entre los managers y sus empleados directos tiene un impacto enorme en la experiencia de estos últimos. Para hacernos una idea, se calcula que casi la mitad de los trabajadores dejan su trabajo porque tienen un mal manager, y el 60% piensa que su manager necesita capacitación. Según un informe de Gallup, el 26% de los empleados están totalmente de acuerdo en que el feedback que reciben de sus superiores les ayuda en su desempeño laboral.

Los mejores jefes hacen de coach y su objetivo es sacar lo mejor de sus subordinados. Son positivos, optimistas, aplauden los logros, valoran a su equipo y son asertivos y colaborativos. Esta actitud fomenta la confianza mutua. Al establecer objetivos y darles autonomía, cada profesional sabe dónde está, qué tiene que hacer y a dónde quiere ir. La clave es saber potenciar sus fortalezas individuales.

4. Crear una experiencia de onboarding memorable

La incorporación es una de las etapas más importantes para hacer que los empleados se sientan parte de la organización, seguido por el primer año en la compañía. Un empleado puede tardar hasta dos años en alcanzar el mismo nivel de productividad que otro trabajador más veterano. Por eso, hacer que se sienta parte de la empresa desde el principio puede mejorar considerablemente la retención de personal.

Para ello, debemos ayudarles con sus responsabilidades, ofrecerles los recursos que necesiten para completar sus tareas y conseguir crear un entorno en el que se sientan aceptados y cómodos. Aquí los managers juegan un papel determinante y desde recursos humanos se le deberá sugerir formas para que se le ayude a integrarse en el equipo.

La creación de conexiones sociales entre compañeros de trabajo aumenta la probabilidad de retención, por lo que organizar eventos o actividades que unan a las personas en torno a intereses compartidos cuando se incorporen es muy eficaz. También debemos asegurarnos de que los empleados que teletrabajan no se queden atrás.

5. Ofrecer incentivos

Los incentivos son una buena forma de reconocer que el trabajo se ha hecho correctamente. Los estudios aseguran que el 85% de los trabajadores se sienten más motivados para dar lo mejor de sí mismos cuando se les ofrece un incentivo.

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Lo bueno es que hay muchísimas formas de hacerlo. Podemos ofrecer desde incentivos monetarios, como programas de recomendación, bonificaciones o aumentos de sueldo o recompensas de bienestar, como membresías en gimnasio o suscripciones gratuitas a ciertas aplicaciones. También pueden ser aspectos más creativos, como darles la oportunidad de elegir en qué proyectos quieren trabajar ese mes, regalar tiempo extra remunerado para descansar, etc.

6. Crear cultura de empresa

Una cultura de empresa trabajada es fundamental no solo para mejorar la retención de personal, sino también para atraer nuevos talentos. Según un estudio de Glassdoor, el 77% de los trabajadores consideran la cultura de una empresa antes de presentarse a una oferta de trabajo. Otro informe de Associated Press asegura que casi la mitad de los empleados dejarían su puesto de trabajo por uno que ofrezca un salario más bajo pero en una compañía con una mejor cultura empresarial.

Cultivar una cultura organizacional sólida profundizará las relaciones existentes con los empleados. Pero no es tan fácil. Desarrollar una buena cultura implica recompensar a todos aquellos que se comportan de acuerdo a los valores de su empresa todos los días. Estos valores deben ser importantes para todos los empleados y deben transmitirse de forma que todos puedan interiorizarlos.

Para ello, relaciona los objetivos del negocio con sus productos y comunica cómo la misión de la compañía influye en la forma en la que los empleados trabajan en todos los sentidos.

7. Centrarse en el bienestar de los empleados

El cansancio de los empleados es un problema muy importante en muchos sectores y aumenta a un ritmo muy alarmante. Los síntomas de agotamiento como falta de energía, sentimientos negativos y de aislamiento son muy difíciles de superar. Esto puede manifestarse incluso físicamente haciendo que finalmente se decanten por abandonar la empresa.

Sin embargo, esto puede mejorarse con una buena estrategia de retención de personal. Por ejemplo, ofreciendo horarios más flexibles y asegurándose de que las responsabilidades, expectativas y volumen de tareas tenga sentido.

También podemos enseñar a los managers a detectar estos casos para que puedan apoyarse en ellos, animar a los empleados a que gasten sus días de vacaciones o ayudarles a que practiquen actividades en las horas de ocio.

8. Fomentar el compromiso de los empleados

Los empleados desmotivados son perjudiciales para la empresa, ya que suelen contagiar su actitud al resto del equipo. Según los estudios, solo el 21% de los empleados aseguran estar comprometidos.

Una de las cosas que más afectan en el compromiso de los trabajadores es no darles voz. La mayoría de profesionales quieren influir en las decisiones que afectan a su trabajo y darles una voz real puede mejorar mucho la tasa de retención. Dejar que opinen y dar feedback, así como tenerles en cuenta a la hora de poner en marcha diferentes estrategias, demuestra que se les tiene en cuenta.

En este sentido, abrir un canal de comunicación en el que los empleados puedan proponer oportunidades, nuevas acciones o comentarios sinceros es muy buena opción. También pueden ponerse en marcha encuestas de participación para saber cómo se sienten acerca de sus funciones, el equipo y sus managers en vez de las típicas encuestas anuales larguísimas. Mejor aquellas cortas y recurrentes que nos permitan abordar los problemas que puedan surgir a tiempo real.

Cómo usar el Big Data en la retención de personal

Alrededor del 89% de altos cargos cree que el Big Data se convertirá en una revolución tan importante como la que supuso Internet. Lo podemos ver en el estudio mundial de la consultora Accenture, en el que queda constancia de que esta nueva herramienta marcará un antes y un después en las organizaciones y en muchos campos profesionales distintos.

La mayoría de información con la que se gestionan los RRHH hoy en día y con la que contamos hasta el momento está basada en las percepciones personales de los responsables; impresiones que se toman en las entrevistas, en las conversaciones con empleados, etc. Aunque también es muy útil, se trata de una serie de datos subjetivos e inexactos. Para poder interpretar mejor lo que sucede dentro de una organización es conveniente buscar nuevas fuentes de análisis de los datos.

El Big Data es una forma de dar respuesta a esta necesidad. Presenta resultados analíticos y más precisos basados en números y probabilidades que muestran el panorama de forma más objetiva. El grado de exactitud que se puede conseguir tiene muchas posibilidades y todavía hay que explorar más ventajas.

Por el momento, donde más aplicaciones se vislumbran para sacar provecho al Big Data en los RRHH es en ámbitos como la selección de personal, la evaluación y la retención de personal. Hoy nos centraremos más en la retención de empleados y talento, sin embargo, es interesante saber que existen otras áreas en las que explotar el potencial analítico de los datos.

La pregunta que hay que hacerse es: ¿podemos prever y anticipar la fuga de talento con el análisis de datos y conseguir evitarla? La respuesta cada día parece encaminarse más hacia el sí.

La materia prima y tecnología necesaria

El Big Data, como ya sabéis, hace referencia al almacenamiento y análisis de grandes cantidades de datos (aunque también hemos podido ver su potencial en cantidades menores para el uso en pymes). Lo ideal a la hora de poder usar el Big Data en los RRHH de una empresa sería reunir estas características:

  • Un gran volumen de datos
  • Contar con un historial de la evolución de estos datos
  • Tener datos variados y en distintos formatos
  • Los datos han de ser veraces y objetivos

Para almacenar todos estos datos es preferible contar con una buena tecnología de gestión de los recursos humanos que se base en un Core HR. Es decir, tener un sistema en el que cada persona de la empresa tiene un único registro. De esta manera, todas la gestiones que realicemos estarán ordenadas y usarán ese único registro, garantizando que no haya problemas de duplicidades o errores.

El análisis de datos

El objetivo de analizar los datos puede ser diverso. En nuestro caso, queremos sacar conclusiones que nos ayuden a saber cuándo se llevará a cabo la fuga de talento de la empresa para poder prevenirla.

En casi cualquier proceso se seguirá la misma lógica, aunque tal vez hayan algunas variables distintas. Lo esencial será analizar y cruzar los datos de multitud de factores, desde el nivel más macro al más micro. Por ejemplo, veamos algunos datos que se pueden parametrizar, analizar y cruzar:

  • Datos del empleado: ¿se le ha subido el sueldo? ¿su carrera y papel en la empresa está alineado con sus preferencias profesionales?
  • Datos comparativos de los empleados: ¿cuánto tiempo medio pasan los compañeros en su puesto? ¿cómo es la evolución de unos comparada con la de otros?
  • Datos del mercado: ¿cuál es la demanda del puesto de trabajo que ocupan mis empleados en el mercado? ¿qué dicen de mi empresa?

Teniendo estas respuestas se puede hacer una previsión de si el talento de nuestra empresa puede encontrar un trabajo mejor, de si está contento, etc.

Recogida de información

Voy a intentar poner un contexto en el que veamos más claro cómo ayuda el uso de la información obtenida y el proceso de análisis de ésta en un ejemplo muy simple:

Supongamos que hemos hecho una encuesta a los empleados preguntando sobre distintos temas. Por ejemplo:

  • ¿Qué opinas de las condiciones de baja por maternidad y paternidad?
  • ¿Tendrías miedo de coger la baja por maternidad y paternidad por si eso pueda significar perder el empleo o que no pueda dejar el trabajo sin hacer durante tanto tiempo?
  • ¿Te parece que el horario laboral es compatible con la vida familiar?
  • ¿Estás satisfecho con tu sueldo?

Cada empleado da una serie de respuestas entre un listado de posibilidades. El análisis de datos y el hecho de cruzarlos nos podrá reunir a los empleados que han contestado con un patrón que indique que existe la posibilidad de que se vayan a marchar. Es decir, si varios trabajadores y trabajadoras han contestado que las condiciones de baja por maternidad no le parecen ideales, que además sufren de coger la baja porque todo el trabajo se quedaría estancado hasta su vuelta y, para colmo, no están satisfechas con el sueldo y creen que el horario es poco flexible, malas sensaciones.

Ya hemos encontrado un patrón y un signo de que estas personas, en caso de querer tener hijos, podrán decidir buscar otro empleo más idóneo. A partir de este momento, la empresa puede generar una nueva política que mejore estas condiciones o arriesgarse a que haya una fuga.

Extraer conclusiones de los datos

Todos los datos que se obtienen se deben trabajar con un algoritmo de análisis que luego se pueda representar en una matriz de talento en el que se podría ver el riesgo de salida de los empleados dependiendo del departamento, la unidad, el nivel organizativo, o incluso en clasificaciones sociales, situación familiar, lugar de residencia, etc.

La interpretación de los datos nos puede dar distintas pistas:

  • Podremos detectar modelos que permitan identificar empleados de riesgo y así sugerir acciones para retener a estos colectivos.
  • Se podría descubrir qué personas son clave para nuestra organización y si están en riesgo de salida, ya que hay que tener en cuenta que un potencial alto implica un mayor riesgo de salida.  
  • Se podrán identificar problemas de liderazgo, falta de motivación, problemas formativos, de compensación, etc. y desarrollar una estrategia en consecuencia.

En resumen, el Big Data aplicado a los RRHH es una combinación que puede dar muchas ventajas a una empresa. Cada organización ha de adaptar la herramienta a sus necesidades, pero la idea de crear modelos de anticipación a la fuga de talento será una de las claves para el futuro competitivo del mercado.

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Elena Bello

Periodista especializada en comunicación corporativa. Departamento de Marketing y Comunicación de IEBS Business School. Leer más

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