Pasamos gran parte de nuestra jornada laboral haciendo tareas repetitivas y administrativas e invertimos muy poco tiempo en generar ideas innovadoras que nos permitan destacar frente a nuestra competencia. La BPA o automatización de negocio puede ser de gran utilidad para generar valor y convertirse en líderes del mercado. Si quieres saber qué es BPA y cómo automatizar tu negocio ¡Sigue leyendo!
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Índice de contenidos
¿Qué es BPA?
En los últimos años hemos presenciado un aumento de la competitividad en el mundo empresarial asociado a la irrupción de la tecnología inteligente en los procesos de las empresas. Por ello, se vuelve esencial incluir herramientas innovadoras que nos permitan mejorar el rendimiento de nuestra organización y poder ganarnos un hueco estable en el mercado.
La BPA (Business Process Automation) o Automatización de Procesos de Negocio es una de las tendencias que más crece y ahora te contamos por qué.
El objetivo de BPA es conseguir automatizar el negocio al completo, no solo el departamento de IT. Por ello, una de sus grandes contribuciones es simplificar procesos y flujos de trabajo, de manera que podamos eliminar procesos repetitivos y centrarnos en tareas que aporten un mayor valor para la organización.
Para poder implementar esta automatización en el negocio, todas las empresas deben tener algo en mente: hay diferentes opciones de hacerlo. Por un lado, aplicar el BPA como una estrategia independiente o incorporarlo como una estrategia global en la empresa para gestionar todos y cada uno de los procesos (BPM).
Formas de automatizar tu negocio
1. Cultura de automatización en la empresa
Una de las primeras formas con las que debes empezar a automatizar tu negocio es crear una buena cultura de automatización en la organización. Los empleados pueden percibir la automatización como una amenaza ya que, en muchos casos la tecnología podrá hacer tareas que antes realizaban los trabajadores, no obstante, el objetivo principal de la BPA es conseguir facilitar el día a día de los empleados, no sustituirlos o quitarles el puesto.
Por este motivo, es interesante hacer sesiones informativas sobre estos procesos para que todos los miembros de la empresa estén de acuerdo y contemos con su cooperación.
2. Utiliza herramientas de automatización
Las herramientas de automatización, junto con la inteligencia artificial, son las formas más comunes de BPA. Existen múltiples herramientas de automatización disponibles en el mercado, pero queremos explicarte qué tipologías de herramientas te encontrarás.
Deberás escogerlas en función de diferentes variables: el proceso que quieres automatizar, el nivel de codificación o IT que necesitas para utilizarlas, así como si son herramientas de BPA para procesos generales o son herramientas cognitivas, es decir, inteligencia artificial.
Por ejemplo, hay diferentes categorías que no necesitan codificación como pueden ser la gestión de proyectos, marketing, social media. De hecho, la mayor parte de organizaciones deben enfocarse en utilizar herramientas donde no sea necesaria la codificación, de forma que puedan ser utilizadas por todos los empleados de forma intuitiva.
3. Potencia el intercambio de documentos e información
Esta forma de automatización debemos implementarla sin duda si queremos tener éxito en nuestro BPA. Al compartir documentos, podremos alimentar documentos incompletos con los datos de otros archivos y nos facilitará aún más las tareas.
Para ello, debemos encontrar la forma de integrarlos en una plataforma de Business Intelligence que nos permita aglutinarlos, sacarles provecho y aumentar la eficiencia de la empresa.
4. Inteligencia artificial y aprendizaje automático
Otras de las formas más comunes de BPA son la Inteligencia Artificial y el aprendizaje automático.
Por ejemplo, utilizamos los sistemas de aprendizaje automático para analizar una gran cantidad de data y poder aprender de ello. Esta información nos ayudará a encontrar anomalías que corregir o detectar patrones que se repiten. En el caso de empresas que quieren saber la recurrencia de compra de sus clientes, los sistemas de aprendizaje automático son una excelente opción, ya que nos puede ayudar a crear estrategias para fomentar las ventas en periodos en los que no tenemos previsto que compren.
Además, en este caso es clave tener en cuenta que cuantos más datos recolectemos, mayor precisión tendremos.
Por último, debemos aprender las diferencias principales entre Machine learning o aprendizaje automático e Inteligencia Artificial. La Inteligencia Artificial va un paso más allá. Esta, además de los datos internos, recolecta información externa. De todas formas, ambos métodos son muy recomendables pero debemos identificar cuál se ajusta más a las necesidades de nuestra organización.
5. Creación de procesos
A la hora de crear procesos, debemos migrar toda nuestra data a un software comercial. Para ello, debemos conectar sistemas de información dispares con herramientas como IFTTT o Zapier que nos ayudarán a disminuir la cantidad de tareas repetitivas.
6. Integración de dispositivos y aplicaciones
Los API (Interfaces de Programación de Aplicaciones) también son un método muy común utilizado en automatización. Estos sirven como conectores universales que permiten integrar softwares. Un ejemplo serían las herramientas que sirven para sincronizar cualquier email en los dispositivos de que quieras.
7. Definir objetivos de automatización
Por último, queremos hacer hincapié en la importancia de fijar unos objetivos de BPA que nos permitan avanzar y optimizar nuestros procesos.
Para ello, alcanzar dichas metas, es recomendable empezar por los procesos más sencillos e ir escalando la automatización al resto de procesos, hasta llegar a los más complejos. Esto nos ayudará a entender como funciona la BPA y poder mejorar en cada paso.
Ventajas de utilizar BPA
1. Reducción de costes
Realizar BPA en la organización es mucho más económico que contratar a una persona para que haga tareas repetitivas. Además, la automatización de procesos nos ayudará a generar economías de escala, ya que aumentaremos nuestra capacidad de producción y contribuye a conseguir mejores márgenes que, finalmente, impactan en la rentabilidad.
2. Aumento de la productividad
Este punto es clave para entender el valor de la automatización. Los empleados, sobre todo de negocios pequeños y medianos, pueden enfocar su trabajo en aportar valor más allá de realizar tareas sistemáticas que no generan ningún beneficio. De esta forma, completarán sus tareas de forma más rápida y con menos errores.
3. Mayor visibilidad del proceso
Una vez iniciamos el proceso de automatización, nos adentramos poco a poco en cada fase que lo compone, por este motivo, podemos conocer mejor cómo funciona el flujo de trabajo y tomar la decisión de si hay pasos que no son necesarios o si es necesario incluir un paso intermedio. En resumen: podremos mejorar los procedimientos.
4. Aumento de la eficiencia en las operaciones
Por último, diferentes estudios han demostrado que BPA reduce los costes operativos y que en el futuro generará grandes beneficios en las empresas. Si reducimos los plazos de entrega, o utilizamos los recursos de forma más eficiente, mejoraremos nuestro rendimiento y tendremos más margen para innovar.
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