¿Qué es el management documental? Desmontando mitos

Muchas personas asocian el Management Documental a la gestión de Bibliotecas y Archivos, única y exclusivamente; se concibe como una actividad arcaica llevada a cabo por bibliotecarias o archiveros que poco tienen que ver con la tecnología, más allá de la gestión de monumentales bases de datos. Definiciones como la de Wikipedia van igualmente en esta línea, pero no sólo es un conjunto de normas técnicas, entre otros:

–  Es una herramienta estratégica para el marketing de la organización.

–  Permite un mayor y mejor conocimiento de la organización.

– Posibilita la conversión de los procesos de gestión de cualquier tipo de información en procesos altamente eficientes.

Porque el management documental no sólo implica el conocimiento de unas reglas sino que puede formar parte de un framework mucho más amplio: asociado a BPM, desarrollo de software, ERPs… Con este marco de trabajo, las posibilidades de gestión de la información convierten el management documental en un elemento estratégico que pocas personas u organizaciones consiguen entender, integrar y explotar en todas sus dimensiones. Puedes profundizar más sobre el Management Documental en este post.

 ¿Cuáles son los principales mitos o errores?

–  “El management documental sólo se aplica a proyectos con documentos (mito1) y físico (mito2)”

FALSO: un proyecto puede estar orientado a gestionar documentación física, digital, imágenes, audios, vídeos, datos, referencias, elementos físicos como pueden ser discos duros… Está claro que aquí el lenguaje, se ha quedado obsoleto.

– “Una eficiente cultura de management documental consiste tener un complicado sistema de recuperación de la información o bien que no lo necesitamos”. (mito 3)

FALSO: por pequeña que sea una organización, y dada la situación de “sobreinformación” que vivimos, es absolutamente necesario contar con herramientas que nos ayuden a ser mucho más productivos. ¿Quién no utiliza Feedly, o Evernote? Estas herramientas tienen una  marcada dimensión de management documental digital.

–  “La implantación o creación de un sistema de gestión documental es muy caro”. (mito 4)

FALSO: uno de los errores más habituales en los proyectos de management documental es no trabajar con los expertos en la materia y ésto puede costarte más caro de lo que crees;  puedes hacerlo, pero seguramente el resultado que obtengas no sea el que estabas buscando y posiblemente habrás comprado una super herramienta de la cual utilices un 5%?. Un buen   profesional realizará las preguntas core y te ofrecerá un mapa que conecte toda la información que necesites para realizar tus actividades, sin lagunas (uno de los grandes errores proyectos de gestión documental).

–  “La gestión documental no tiene nada que ver con la tecnología”. (mito 5)

FALSO: con lo que seguro que no tiene que ver es únicamente con grandes bases de datos ingestionables. El management documental del siglo XXI es absolutamente digital. Ésto no quiere decir que un sistema manual bien organizado no sea eficiente, pero valdrá para    determinadas organizaciones con un tipo y volúmen de información muy limitado. El trabajo     junto a las áreas de tecnología es absolutamente fundamental, formando un tandem   dificilmente sustituible. Una última reflexión, ¿qué nuevas profesiones crees que se están creando en este sentido?

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