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¿Qué es G suite y qué herramientas incluye?

Tiempo de lectura: 7 min
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El uso de herramientas en el ámbito laboral se ha convertido en indispensable para mejorar la comunicación y la eficiencia de las empresas, y eso lo sabe Google. En 2016, la empresa creó G Suite (actualmente workspace) con el fin de ofrecer a las compañías un paquete de herramientas colaborativas que ayudaran a mejorar la productividad de los equipos. Si quieres saber qué es G suite y cómo sacarle provecho en tu empresa, sigue leyendo.

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¿Qué es G suite?

La suite de Google (ahora workspace) es un conjunto de aplicaciones ofimáticas en la nube que buscan ayudar a mejorar la operativa de las empresas y startups. Anteriormente, era conocida como Google Apps, hasta que en 2016 fue renombrada.

Se trata de un espacio de trabajo que permite reunirte con tus equipos de trabajo, editar documentos, intercambiar correos electrónicos desde una única plataforma colaborativa. Integra herramientas como Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Chat, entre otros.

En 2020 fue renombrada Google Workspace como una solución tecnológica ideal para satisfacer las necesidades generadas por el COVID-19, incluyendo funcionalidades como la asignación de tareas, el seguimiento de actividades y las videollamadas.

Productos de G Suite

Gmail

Gmail es una de las herramientas de correo electrónico más populares. La versión gratuita, para personas, es abierta e incluye publicidad de Google.

Cuando este se adquiere a través de la suite de Google, el correo deja de ser @gmail.com y pasa a obtener el dominio de la empresa. Esto es de gran utilidad, ya que aporta un carácter profesional a la empresa.

Una de las grandes ventajas, además de la anteriormente mencionada, es que cuenta con mayor capacidad de alojamiento, no tiene anuncios ni publicidad y cuenta con la posibilidad de incluir el logo empresarial.

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Google Calendar

El calendario de Google en la nube te permite gestionar tu agenda de forma adecuada, agendar llamadas a clientes, fijar fechas y recordatorios de entregas. Dentro del paquete de G Suite incluye la opción de crear calendarios grupales para los equipos de trabajo, permite hacer públicos los eventos externos de la empresa mediante una galería en Google Calendar o insertándolos en una página web.

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Google Drive

Esta solución de Google permite alojar archivos en la nube. Puedes sincronizar y compartir fácilmente los archivos de tal manera que el resto del equipo pueda tenerlo siempre a la mano.

Adquiriendo Google Workspace, puedes tener el doble de almacenamiento que en la versión gratuita, junto con la capacidad de leer 40 tipos de archivos diferentes sin necesidad de ningún software adicional. Incluye soporte 24/7, controles de uso compartidos e informes avanzados

Los principales elementos dentro de Google Drive incluyen:

  • Google Docs: Permite la creación y edición de documentos en la nube sin la necesidad de instalar ninguna herramienta adicional.
  • Google Sheets: Permite realizar y procesar hojas de cálculo, ejecutar cifras financieras, hacer seguimiento de presupuestos, etc.
  • Google Slides: Es el equivalente al PowerPoint de Office. Gracias a su sistema colaborativo permite que cualquier persona del equipo pueda trabajar en una misma presentación.

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Una de las características más destacadas de estas herramientas es la opción de visualizar los comentarios en tiempo real, así como ver las versiones anteriores de un mismo archivo. Esto hace que no haya problemas de sincronización y permite ver un seguimiento más detallado de los cambios realizados. Además, la opción de compartir archivos con el resto del equipo para que vean, editen o compartan es muy intuitiva.

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Google Chat

Es verdad que existen diferentes herramientas de mensajería instantánea como Whatsapp. Sin embargo, a nivel corporativo es importante tener un canal de comunicación interno, ya que se pueden tocar temas sensibles o información confidencial.

Google chat es una herramienta de mensajería instantánea en la nube que puede ser sincronizada con el resto de herramientas de Google. Esta incluye:

  • Hangouts para conversaciones o chats de uno a uno.
  • Meets para videoconferencias individuales o grupales: Esta se puede enlazar directamente con Calendar para crear salas de reuniones por evento. Esto permite que el proceso sea más ágil evitando tener que ingresar a diferentes plataformas.
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Google Vault

Vault es el servicio de archivo de Google, que ayuda a las empresas a navegar por el mundo de los datos. 

Una de las primeras tareas para los usuarios de Vault es delinear las políticas de retención que determinarán qué usuarios pueden acceder a qué datos y cuánto tiempo se almacenarán, según los requisitos de su negocio. 

Vault también se puede usar para compilar informes de auditoría, así como para exportar contenido a una variedad de formatos. Como era de esperar, las funciones de búsqueda de Vault son muy sofisticadas y permiten a los usuarios buscar por tipo de archivo, usuario, fecha y palabra clave. 

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Google Workspace: ¿Qué cambia respecto a G Suite?

La evolución de G Suite ha traído algunos cambios que buscan adaptarte a los nuevos modelos de trabajo

  • Creación de documentos desde salas de Google: Como lo cometamos anteriormente, ahora es posible crear y enlazar documentos desde el chat. Esto permite que los equipos ahorren tiempo en ingresar a la otra herramienta y traerlo a la conversación.
  • Previsualización de enlaces a Documentos y hojas de cálculo sin tener que abrirlos en pestañas nuevas
  • Mencionar a personas con el signo, arroba (@) y visualizar la información de este contacto como el correo electrónico
  • Mayor seguridad y privacidad

Planes de suscripción

Google workspace cuenta con tres planes diferentes para que tanto medianas como pequeñas empresas puedan acceder a él. Todos incluyen una prueba gratuita de 14 días para probar su funcionamiento.

Tanto el plan Business Starter como el Standard ya existían en la suite de Google. Sin embargo, el Business Plus es uno de los planes nuevos de Workspace dirigido a empresas que quieran cubrir necesidades más específicas.

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Workspace es la evolución de G suite con el agregado de nuevas funcionalidades y nueva imagen y nuevos planes de suscripción. Es una plataforma que ayudará a que la productividad de tu empresa aumente y a gestionar mejor el trabajo.

Esperamos que este contenido sobre qué es G suite y las diferentes herramientas para empresa sea útil para ti. Te invitamos a dejar tu opinión en los comentarios.

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Lorena Ramírez

Periodista apasionada de los entornos digitales y la tecnología. Departamento de Marketing y Comunicación de IEBS Business School Leer más

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