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10 nov 2021
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Benchmarking: o que é e como aplicá-lo em sua empresa

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O termo benchmarking pode ser familiar para você. Na verdade, mesmo que você não saiba, é provável que já tenha se deparado com esse processo no seu dia a dia profissional. Se não, não se preocupe. Neste artigo, vamos dizer o que é benchmarking, os diferentes tipos que existem e como esse método generalizado de análise competitiva pode ajudar sua empresa. Continue lendo!

O que é benchmarking?

O benchmarking é um processo pelo qual uma empresa mede seu sucesso em comparação com outras empresas semelhantes. O objetivo do benchmarking é analisar a concorrência para descobrir possíveis gaps em nossa empresa e, uma vez detectados, poder melhorar a eficiência e se tornar um player cada vez mais importante no setor.

Mais tecnicamente, o benchmarking é definido como a ação de mensurar produtos, serviços e processos, comparando os resultados com outras empresas reconhecidamente líderes em um ou mais aspectos de suas operações. Normalmente, os critérios geralmente analisados ​​são:

  • Qualidade
  • Clima
  • Custo

Além disso, o benchmarking fornece as informações necessárias para ajudá-lo a entender como sua organização se classifica em relação a empresas semelhantes, mesmo que elas estejam em um setor diferente ou tenham um público diferente. Também pode ajudá-lo a identificar áreas, sistemas ou processos para melhoria. Esses detalhes devem ser usados ​​para criar uma vantagem competitiva e se aproximar dos líderes do setor.

Por que o benchmarking é importante?

O benchmarking é uma ferramenta importante que as empresas usam para acompanhar as tendências do seu setor. Dito isso, aqui estão vários motivos pelos quais o benchmarking é importante:

  • Melhorar o processo de vendas: não ter as informações certas para entender o desempenho de vendas pode criar uma barreira para a empresa. Nesse sentido, o benchmarking permite avaliar alguns aspectos de organizações de sucesso, como o quanto estão vendendo, a quantidade de pessoas que compõem a equipe de vendas, os equipamentos ou ferramentas que possuem.
  • Motivar os funcionários: ao definir as metas dos funcionários, é importante certificar-se de que sejam alcançáveis ​​e realistas. Fazendo isso, garantimos que todos entendam as expectativas que têm deles e que conheçam os objetivos para os quais estão trabalhando. Programas de reconhecimento devem ser implementados para garantir que os trabalhadores sejam reconhecidos por seus esforços e motivados.
  • Aumentar a eficácia: a realização regular de benchmarking contribui para melhorar a eficácia e eficiência de uma empresa, pois ajuda a identificar áreas e pontos de melhoria. Na verdade, seus vários componentes podem ajudar uma organização a melhorar as vendas e o marketing, o atendimento ao cliente ou a publicidade.
  • Novas Oportunidades: outra razão é que oferece uma maneira de descobrir novas oportunidades para mais crescimento e sucesso. Isso é importante, acima de tudo, para as empresas que estão estagnadas ou que não estão avançando como desejado ou planejado.
  • Definir objetivos de negócios claros: entender por que sua concorrência está tendo sucesso nos fornecerá informações importantes que nos permitirão criar objetivos mensuráveis, bem como desenvolver estratégias inovadoras e monitorar de forma eficaz o progresso em direção ao cumprimento dos objetivos.

Quais são os objetivos do benchmarking?

O benchmarking é parte de um processo de gestão da qualidade e inclui os seguintes elementos-chave:

  • Concentra-se em processos em vez de resultados
  • Compreender melhor as necessidades do cliente
  • Implica uma vontade de mudar e um desejo de implementar as melhores práticas
  • Incentiva a troca de informações
  • Avalia a eficiência operacional
  • Impulsiona melhorias na empresa
  • Determina os melhores métodos de ação
  • Ajuda a obter vantagem competitiva

Que tipos de benchmarking existem?

Nem todos os benchmarkings têm o mesmo objetivo ou contemplam as mesmas áreas de estudo. Portanto, explicamos a seguir os diferentes tipos de benchmarking que existem:

Benchmarking de desempenho

Em primeiro lugar, o benchmarking de desempenho envolve a coleta e comparação de dados quantitativos. Ou seja, medidas ou indicadores chave de desempenho (KPIs). Frequentemente, é a primeira etapa que as organizações dão para identificar lacunas de desempenho.

Graças a isso, obtemos informações que nos auxiliam na tomada de decisões.

Benchmarking prático

O benchmarking de prática envolve a coleta e comparação de informações quantitativas sobre como uma atividade é realizada por meio de pessoas, processos e tecnologias. Com esse tipo de benchmarking, você pode obter informações sobre onde e como ocorrem as lacunas de desempenho. Também nas boas práticas que a empresa aplica em diferentes áreas.

Benchmarking interno

O principal objetivo do benchmarking interno é comparar métricas e práticas de diferentes unidades, linhas de produtos, departamentos ou programas dentro da organização. É um bom ponto de partida para compreender o estado atual do desempenho dos negócios. Um benchmarking interno sustentado é aplicado principalmente em grandes organizações nas quais certas áreas de negócios são mais eficientes do que outras.

Benchmarking externo

O benchmarking externo compara métricas e práticas de uma outra organização. Você precisa que uma ou mais empresas concordem em participar e um terceiro para facilitar a coleta de dados. Essa abordagem pode ser muito valiosa, mas exige muito esforço e tempo. Dá a você uma compreensão objetiva do estado atual da organização e permite que você estabeleça linhas de base e metas de melhoria.

Como fazer benchmark?

Agora que sabemos o que é benchmarking, sua importância e os diferentes tipos que existem, vamos ver os passos que devemos seguir para iniciá-lo:

1 # Determine o que você vai comparar

Nesta primeira etapa, você deve criar perguntas específicas e direcionadas que poderá explorar, usando esforços de pesquisa qualitativa e quantitativa e alinhando-as com sua estratégia de negócios.

Em suma, consiste em fazer pesquisas de mercado. Determine se você vai comparar processos dentro de sua própria empresa ou se vai fazer isso com um concorrente ou uma empresa de fora do seu setor.

2 # Identifique seus concorrentes

Escreva uma lista de concorrentes. A maioria das empresas realiza benchmarking no mesmo setor. Nesta segunda etapa, você terá que identificar as táticas mais eficazes utilizadas em sua empresa e as áreas em que as demais funcionam melhor.

Pode ser difícil coletar todos os dados desejados ao se comparar a um concorrente direto. Portanto, você terá que selecionar várias organizações diferentes para obter os dados de que precisa. Reúna informações de várias fontes para obter dados mais detalhados.

3 # Colete dados

Analise suas estatísticas mais recentes para estar ciente das tendências atuais do setor, incluindo a rapidez com que está evoluindo. Considere essas tendências e como você pode planejar com antecedência para manter sua empresa em sintonia com as necessidades do cliente.

Essa etapa pode ser difícil se você estiver tentando coletar dados de um concorrente. Isso ocorre porque muitas dessas informações podem ser confidenciais. Portanto, colete informações por meio de pesquisas, entrevistas, conversas casuais com contatos de outras empresas e por meio de entrevistas formais ou questionários.

4 # Estabeleça metas

Depois de interpretar os resultados da análise e comunicá-los às pessoas certas, você deve definir suas metas de negócios. Devem ser:

  • Concreto
  • Mensurável
  • Claro
  • Alinhado com a estratégia da empresa

Analise os dados que você coletou junto com as métricas que você detectou na análise de seus próprios processos. Você pode querer sobrepor seus KPIs nos diagramas de processo ou mapear os processos de seu concorrente para ver mais facilmente onde você está atrasado.

Ao analisar e comparar, tente identificar o que está causando as lacunas em seus processos. Pode ser falta de pessoal ou treinamento para realizar as tarefas.

5 # Desenvolva um plano de ação

Defina as ações específicas e concretas necessárias para atingir seus objetivos. Certifique-se de que cada ação inclui as tarefas envolvidas, bem como as pessoas responsáveis ​​por cada tarefa e as datas em que devem ser concluídas.

Ou seja, crie um plano para implementar as mudanças que você identificou como ideais para minimizar lacunas de desempenho. A implementação requer aceitação total. O plano deve incluir metas claramente definidas e ser escrito com a cultura da empresa em mente.

6 # Monitore os resultados

Monitore os resultados dos esforços de benchmarking e certifique-se de que as ações sejam aplicadas de maneira consistente. Se os novos processos não estiverem funcionando conforme o esperado, identifique as áreas que precisam ser modificadas. Certifique-se de que todos os funcionários entendam seu trabalho, sejam bem treinados e tenham experiência suficiente para concluir as tarefas atribuídas.

Exemplos de benchmarking

Agora vamos dar uma olhada em alguns exemplos em que o benchmarking é geralmente aplicado:

  • Ecommerce: um comércio eletrônico usa benchmarking para estabelecer o custo médio por conversa em diferentes categorias de produtos. Ele faz isso medindo e prevendo tendências sazonais nas vendas e identificando os principais clientes e mercados-alvo usando dados analíticos e registros de clientes.
  • Atendimento ao cliente: uma central de atendimento ao cliente pode comparar o índice de satisfação do cliente solicitando que você avalie os serviços com base na sua experiência. Você também pode coletar dados sobre o tempo de espera, a duração da chamada etc. Esses números podem ser usados ​​para aumentar o desempenho graças à melhoria do processo e do sistema.
  • Novas tecnologias: uma empresa pode monitorar as especificações dos produtos de seus concorrentes e compará-los com os seus próprios. Você também pode medir o ciclo de vida dos produtos em relação às médias da indústria para garantir que eles permaneçam competitivos.
  • Setor de saúde: as organizações do setor de saúde costumam recuperar dados de benchmarking de seus pacientes. Isso inclui a avaliação dos tempos de espera, qualidade do atendimento, tempos de recuperação e satisfação do cliente.
  • Canal HORECA: o benchmarking é a chave para manter a competitividade da indústria hoteleira, onde tudo é registrado e comparado. Bares, cafés, restaurantes e hotéis também usam pesquisas de satisfação para fins de benchmarking para garantir o treinamento eficaz da equipe.

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