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12 mar 2019
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Como melhorar o gerenciamento de tempo no trabalho: dicas e truques para otimização de recursos

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dicas e truques para melhorar o tempo no trânsito “Não tenho tempo”.  Todos nós já ouvimos esta expressão recorrente. No entanto, não devemos falar sobre a escassez de tempo, mas sobre o mau planejamento dele. Todos nós temos os mesmos 7 dias da semana, com 24 horas cada, e a administração adequada depende exclusivamente de nós.

A gestão do tempo é essencial em uma sociedade em que vivemos sobrecarregados de tarefas e distrações, informalmente conhecidos como “ladrões de tempo”. Com a gestão do tempo, nossa produtividade melhora a qualidade do trabalho e, em como consequência, os benefícios gerados para a empresa. Em um nível pessoal, uma gestão adequada é essencial para manter uma qualidade de vida: seu mau gerenciamento pode causar estresse, ansiedade e caos.

Primeiro, devemos trabalhar em um ambiente ordenado e organizado. Nós não podemos começar a falar sobre a gestão e administração do tempo, se a nossa mesa de trabalho é totalmente confusa. Teremos que dedicar alguns minutos, preferencialmente no final do dia de trabalho, para coletar e classificar documentos, papéis e ferramentas de trabalho com o objetivo de ter um ambiente organizado.

A agenda é nossa melhor ferramenta em gerenciamento de tempo. Algo tão simples como um caderno e uma caneta nos permite planejar, organizar e priorizar  todas as nossas tarefas, bem como nossas reuniões e compromissos. Devemos sempre disponibilizá-lo para registrar novos compromissos e poder revisá-lo regularmente para lembrá-los.

O passo anterior para o planejamento das tarefas é o estabelecimento dos objetivos . Estes devem ser ambiciosos, mas também realistas e realizáveis, para serem capazes de nos motivar e nos estimular.

Dependendo dos objetivos definidos, planejaremos nossas tarefas e funções. É aconselhável identificar antecipadamente as tarefas a serem realizadas a cada semana (ou a cada mês, dependendo da magnitude do projeto).

Com a agenda em mãos, podemos priorizar. Ao conceder uma hierarquia às tarefas, podemos reservar tempo suficiente para executar as importantes. É fundamental definir quais são as tarefas prioritárias para garantir sua execução.

Quando já alocamos tempo para executar cada tarefa prioritária, podemos planejar a realização de tarefas não prioritárias. É importante sempre deixar uma margem para enfrentar possíveis contingências.

Devemos saber quais são as nossas horas de melhor desempenho, em que estamos mais concentrados. Vamos tentar executar as tarefas prioritárias nestes tempos para realizá-las da maneira mais eficiente possível. As tarefas não prioritárias sempre serão feitas em nossos slots de menor desempenho (embora dependendo de cada pessoa geralmente geralmente após o almoço ou no final do dia de trabalho).

Se tivermos tarefas complexas, o ideal é decompor as mesmas em tarefas menores. Por exemplo, a metodologia Scrum permite que projetos complexos sejam resolvidos, decompondo o projeto em pequenas tarefas e otimizando os recursos de tempo, financeiros e de organização da equipe.

É preciso aprender a delegar responsabilidades. Nem todos nós executamos com a mesma eficiência. Temos que nos concentrar nessas tarefas que fazemos especialmente bem, delegando o resto a pessoas de confiança com habilidades para realizá-las melhor do que nós: elas executarão a tarefa em um tempo menor, a um custo menor e com uma qualidade superior.

No final do prazo que havíamos reservado para a execução das tarefas, é preciso realizar um exercício de controle: ver com quais tarefas nos comprometemos, quais não assumimos e por que não o fizemos.

O descanso é elementar no gerenciamento do tempo. Para aproveitar ao máximo o nosso tempo, não precisamos trabalhar o dia todo, mas, enquanto o fizermos, podemos aproveitar toda a nossa produtividade. As pausas nos permitem recuperar energia, desconectar das tarefas desagradáveis ​​e nos encher de otimismo.

Muitas vezes o mau gerenciamento do tempo tem origem em maus hábitos. Nunca pare de questionar sua mecânica de trabalho para implementar melhorias.

E, finalmente, identifique suas principais motivações de tempo perdido (os famosos ladrões do tempo) e prepare um plano para combatê-los.

Os principais ladrões do tempo: como identificá-los e soluções propostas

Os ladrões do tempo são aqueles fatores que consomem tempo indiscriminadamente. Se os identificarmos, podemos preparar uma estratégia para minimizá-los o máximo possível.

As interrupções são os piores inimigos da organização e gestão do tempo. Cada vez que ocorre uma interrupção, leva alguns minutos para recuperar totalmente a concentração. Baixa concentração implica baixa produtividade e um aumento na probabilidade de cometer um erro (que depois teremos que corrigir consumindo tempo).

O telefone é um dos maiores ladrões do tempo. Interromper uma tarefa prioritária ao atender o telefone ou bisbilhotar as redes sociais nos fará perder nossa concentração e nosso tempo.

Todos nós temos a necessidade urgente de pegar o telefone assim que o ouvimos, mas não se engane, uma chamada telefônica em si não é uma prioridade, embora a mensagem possa ser. Se você receber uma chamada e estiver fazendo uma tarefa prioritária, não se preocupe, o interessado deixará uma mensagem na caixa de correio de voz que você poderá acessar quando a tarefa for concluída. Se você não tem escolha a não ser atender a ligação, seja breve e direto. Não desvie e vá direto ao ponto de concluir a conversa no menor tempo possível.

Mantenha seu smartphone longe e, se possível, desconectado. As distrações deste dispositivo são múltiplas e muito prejudiciais à nossa produtividade: mensagens instantâneas, redes sociais, Internet e assim por diante.

As visitas indesejadas. A menos que o motivo da visita seja urgente ou o visitante seja alguém a quem devemos dar prioridade (nosso cliente principal, por exemplo), não devemos aceitar visitas não planejadas.

Quantas vezes por dia, quando somos capazes de verificar o e-mail? Certamente muitos. É uma ferramenta muito útil, mas geralmente é mal administrada. 

Gerenciar e-mail é uma tarefa que pode durar muito mais do que o recomendado. Portanto, você deve usar um bom filtro antispam, definir um intervalo de tempo fixo para verificar e-mails e respondê-los, colocar filtros, rotular corretamente, fragmentar a caixa de entrada são algumas opções básicas que todos nós devemos ter.

Em relação às reuniões, se quisermos administrar adequadamente nosso tempo, devemos atender apenas àqueles que têm um objetivo definido. As reuniões não precisam ser improdutivas. Na verdade, uma reunião com objetivos bem definidos ajudará a planejar as tarefas, o que nos poupará muito tempo.

Adiar tarefas desagradáveis ​​ou complexas é contraproducente ao gerenciar o tempo: muito tempo é gasto procurando desculpas para adiar a tarefa. Enfrente-os o mais rápido possível e em seus momentos mais produtivos para se livrar deles no menor tempo possível.

Nunca inicie as tarefas sem planejá-las. O planejamento deve sempre preceder a ação ou perderemos muito tempo bloqueado e sem saber qual direção tomar.

A falta de comunicação é outro grande problema no nível da organização. Se a comunicação dos novos objetivos e tarefas não for feita de maneira apropriada, provavelmente terá que ser repetida, consumindo tempo desnecessariamente.

E, finalmente, a multitarefa é outro dos grandes ladrões do tempo. Quantas vezes estamos terminando um relatório, mas antes de terminar lembramos que temos que responder um email? Se você está fazendo uma tarefa, a melhor coisa é que você anote a nova tarefa para fazê-lo mais tarde e continue até terminá-la.

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