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07 Abr 2014
2 comentarios

¿Sabes qué es el Business Intelligence? Soluciones más comunes y ventajas

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Pedro Macarrón Jiménez

El Business Intelligence (BI), en castellano Inteligencia Empresarial o Inteligencia de Negocios, es el conjunto de procesos requeridos para ofrecer una solución informática que nos ofrezca información sobre el funcionamiento de nuestra empresa y, con ese conocimiento, optimizar dicho funcionamiento mediante la toma de decisiones pertinentes.

dashboard BI En cualquier caso, dentro del mundo del BI hay múltiples soluciones posibles, y como cada empresa tiene su propia casuística, una solución completamente válida para unas empresas puede no serlo para otras; como símil automovilístico, mientras para una empresa su solución idónea será un utilitario pues utiliza el vehículo mayoritariamente por ciudad, para otra será un 4×4, para otra un monovolumen, para otra un camión, etc., incluso habrá una que necesitará una flota completa de vehículos.

Dentro de las soluciones BI existen diferentes opciones y, además, teniendo en cuenta que se apoyan en unas tecnologías que se desarrollan tan rápidamente, estas soluciones van cubriendo nuevos aspectos y mejorando otros, de la misma manera que en muchos casos el uso de estas soluciones hace que se empiece por algunas y se vayan incluyendo otras con el paso del tiempo.

En cualquier caso, las más habituales, todas juntas o sólo algunas de ellas, son las basadas en la creación de informes tanto predefinidos como a medida y su distribución de forma automatizada (reporting o corporative reporting).

cuadro de mando BI La  previsión de resultados (forecasting), las herramientas de consultas para usuarios avanzados (query) incluyendo el acceso a cubos multidimensionales (OLAP), los cuadros de mando (dashboards o scorecards), o los almacenes de datos especiales (datawarehouse o datamarts).

 

De hecho, las soluciones BI están en un proceso de transformación desde los sistemas usados básicamente para la medición de los datos corporativos y los informes relacionados a aquellos que también soportan análisis, predicción, y últimamente las funcionalidades de descubrimiento de datos (Data discovery).

Las ventajas de las soluciones de Business Intelligence

data discovery

Pero… ¿por qué se requieren las soluciones BI? ¿Qué aportan y en qué nos ayudan? Desde el punto de vista empresarial, años atrás el foco estaba (todavía lo está para un cierto porcentaje de empresas…) en poder disponer de programas de gestión que nos permitieran llevar el día a día. Estos programas son básicamente los llamados ERP (Enterprise Resource Planning) que, teniendo en cuenta que los hay muy diversos con más o menos funcionalidades, nos permiten controlar aspectos como los albaranes, pedidos, facturas, clientes, productos, fabricación, contabilidad, ventas, nóminas,…, en fin, los diferentes aspectos de cualquier empresa.

También hay otros programas que se especializan en algunos de estos apartados u otros, como por ejemplo son los CRM (Customer Relationship Management) para el control de las actividades de ventas. Con el uso de todas estas soluciones informáticas se almacenan muchos datos que solían desperdiciarse pero pueden ser utilizados: de hecho, los ERPs o CRMs acostumbran a tener una serie de informes predefinidos para proporcionarnos información sobre parte de ellos (informes de ventas, por ejemplo), y cada vez más ofrecen más opciones de las contempladas en el mundo BI.

En cualquier caso, no suelen ser muy completas y además están montadas de acuerdo a los datos que incluyen, con lo que si en nuestra empresa utilizamos diferentes programas informáticos, incluso en el caso que todos ellos tengan funcionalidades de BI, serán únicamente válidas para sus datos, por lo que no se podrá tener una visión conjunta; además, la estructura en la que residen no es la óptima para su explotación. Ahí es donde entran las soluciones de Business Intelligence, para solventar todas estas carencias y limitaciones.

Casos de uso de soluciones Business Intelligence para mejorar procesos

Pongamos un ejemplo para ver cómo se utilizan estas tecnologías; este ejemplo será el caso de una gran empresa donde se requieran todas estas funcionalidades y que servirá para entender dónde encajan en nuestras empresas. Imaginémonos una empresa que tiene diferentes programas de software en uso: un ERP, un programa desarrollado especialmente para controlar sus sistemas de producción, un CRM, etc.

Aunque no tiene por qué ser necesario poder cruzar los datos de un sistema con todos los otros, normalmente sí se han de cruzar algunos de ellos; eso implica que hay que hacerlo externamente (caso típico de las hojas de cálculo, donde usuarios avanzados recogen datos de los diferentes sistemas y los cruzan).

Es un sistema muy proclive a errores aparte de caro pues necesita siempre personal disponible, y lento, pues este personal ha de preparar en cada caso el tipo de información requerida), o como permiten las soluciones BI, prepararlo anticipadamente: hay soluciones de diferentes tipos (por ejemplo las basadas en metadatos), pero las más conocidas son las de los almacenes de datos especiales, pues permiten tener estos datos disponibles habiéndolos tratado previamente para corregir y/o descartar errores (son habituales errores tan chocantes como fechas de otros siglos, zonas geográficas mal escritas, etc.), y almacenarlos con las agrupaciones previas que se requieran (temporales, geográficas, por tipo de negocio, otras), por lo que luego cualquier informe, cuadro de mando, etc., que los requiera, será mucho más eficiente.

Estos almacenes de datos especiales tienen muchas más funcionalidades interesantes, aunque también para algunos casos concretos pueden no ser la solución perfecta (este post no pretende ser un tratado al respecto): como siempre, dependerá de cada caso y para eso están los especialistas en estas tecnologías.

Una vez tenemos esos datos preparados y cruzados, habrá usuarios que sólo requerirán recibir informes predefinidos con una cierta cadencia (por ejemplo, las visitas que han de hacer cada semana los comerciales con las ventas de los clientes a visitar). Otros (por ejemplo, responsables de ventas), requerirán datos agregados de ventas de productos por vendedores, zonas geográficas, y otros, para el seguimiento correcto de los presupuestos y las previsiones de ventas.

Otros (directivos, responsables de objetivos), necesitarán cuadros de mando para seguir la evolución de los indicadores claves de la empresa (por ejemplo, en el sector hospitalario medir el uso de las camas, las visitas por paciente, los días de baja de los enfermos, etc.). Otros deberán poder cruzar datos para proporcionar conocimiento y entonces descubrir patrones que nos permitan modificar o crear nuevas formas de trabajar (es famoso el ejemplo de las cervezas y los pañales: como al tener hijos pequeños no se puede salir tanto se tiende a consumir más en los hogares, por lo que se ponían cerca las unas de los otros).

Si te gustó este artículo, te invitamos a especializarte y seguir profundizando en las ventajas del Business Intelligence en este Master.

Sobre el autor:

Pedro Macarrón es socio consultor en Certia S.L., empresa especializada en tecnologías de Microsoft.

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2 comentarios en “¿Sabes qué es el Business Intelligence? Soluciones más comunes y ventajas”

  1. Hola Pedro,

    A las herramientas de BI: ERP y CRM muy útiles para comprender el funcionamiento y evolución interna de nuestra empresa añadiría las de inteligencia competitiva y monitorización del entorno competitivo. De esta forma una organización puede completar el ciclo de la gestion de información al incorporar a la toma de decisiones tanto la información interna como la externa.

    Esta es la forma de acercarnos a una gestion empresarial basada en hechos integral, donde la información circula a gran velocidad en la empresa y llega a las personas adecuadas para facilitar decisiones más precisas que eliminan en gran parte la incertidumbre.

    Un saludo
    Ramón

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