¿Qué diferencias hay entre Scrum y Kanban?

Scrum y Kanban son dos de los marcos de trabajo más populares dentro de las metodologías ágiles. Ambos sitemas buscan mejorar la eficiencia, la transparencia y la adaptabilidad en la gestión de proyectos, pero lo hacen de forma distinta. Comprender sus diferencias y similitudes es clave para seleccionar el enfoque más adecuado según las necesidades de tu equipo y proyecto ¿O no?

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El paraguas Agile: infinidad de opciones

Seguro que muchos de vosotros habéis oído hablar sobre el “paraguas agile”. Se trata de un concepto que ayuda a entender mejor la metodología agile. Podríamos resumir diciendo que Agile es muchísimo más que Scrum y Kanban. Son sólo dos opciones de las miles (o casi infinitas) que tenemos a la hora de buscar el mejor sistema agile para nuestro entorno. 

Dentro de este paraguas podemos encontrar conceptos clave como: colaboración, iteración, test, comunicación, fail fast, mejora continua, eficiencia….todos estos conceptos, herramientas, filosofías se ordenan y organizan en algunos casos dentro de un marco de trabajo como Scrum, o un método como Kanban, pero es muy importante saber que puede ser que para nuestro caso concreto, por ejemplo, no necesitemos utilizar Scrum, sino con una breve sesión de planificación y una daily de equipo podría ser suficiente para mejorar en organización, coordinación etc. 

Los 3 elementos iniciales a tener en cuenta

Incluso antes de estudiar qué prácticas, marcos o herramientas necesitamos realizarnos varias preguntas e indagar sobre ellas con nuestro cliente (o con nosotros mismos, si somos los que nos planteamos comenzar a agilizar a nuestro equipo, área o departamento). 

• ¿Cuál es el punto de dolor? ¿Qué problema queremos resolver?
• ¿Nivel de compromiso con el cambio?
• ¿Qué se espera de Scrum / Kanban?

Siempre tenemos que identificar cuál es el objetivo final buscado con la implementación de agile: puede ser mejorar la eficiencia; reducir el time to market; tener una ventaja competitiva frente a los competidores; mejorar la satisfacción del cliente…todos (o casi todos) los objetivos son válidos, pero debemos conocer cuál es el nuestro. Éste será el punto de partida para buscar la mejor solución. 

La segunda pregunta sobre el compromiso nos ayudará a identificar en qué grado el cliente, dirección o equipo está dispuesta a invertir su tiempo y a dejarse guiar por el agente de cambio en el comienzo del uso de estas nuevas herramientas o prácticas ágiles. Por ejemplo, si los usuarios nunca estarán disponibles para aportar su feedback sobre nuestro incremento de producto al final del sprint…¿tiene sentido optar por Scrum?

Este grado de implicación con el proceso está muy unido a una buena gestión de las expectativas del cliente sobre el cambio. Será importante definir correctamente qué se espera con este cambio. Es importante definir y declarar, desde el inicio, qué se puede esperar de este proceso con el interés generado y el tiempo invertido para el proceso de transformación. De ahí: algo crucial como son las métricas: ¿qué vamos a medir? ¿cómo podemos hacerlo? ¿hasta dónde queremos llegar? 

Diferencias entre Scrum y Kanban

En la siguiente tabla resumimos las principales diferencias entre los dos sistemas de trabajo: Scrum y Kanban, desde distintos puntos de vista: 

1. Roles y Responsabilidades

• Scrum: Define roles específicos como el Scrum Master, el Product Owner y el equipo de desarrollo. Cada uno tiene responsabilidades claras para garantizar la correcta implementación del marco.​
• Kanban: No prescribe roles específicos. Los equipos pueden mantener su estructura actual, adaptando las responsabilidades según las necesidades del flujo de trabajo.​

2. Estructura y Flujo de Trabajo

• Scrum: Trabaja en iteraciones llamadas «sprints», que suelen durar entre 1 y 4 semanas. Al final de cada sprint, se entrega un incremento del producto potencialmente funcional.​
• Kanban: Opera con un flujo continuo de trabajo. Las tareas se visualizan en un tablero y se mueven a través de diferentes etapas hasta su finalización, sin iteraciones predefinidas.​

3. Gestión de Cambios

• Scrum: Durante un sprint, los cambios están limitados para mantener el enfoque y la estabilidad del trabajo planificado.​
• Kanban: Permite incorporar cambios en cualquier momento, ofreciendo mayor flexibilidad para adaptarse a nuevas prioridades o requerimientos.​

4. Visualización del Trabajo

• Scrum: Utiliza un tablero Scrum para visualizar las tareas del sprint actual, con columnas como «Por hacer», «En progreso» y «Hecho».​
• Kanban: Emplea un tablero Kanban que muestra todas las tareas del flujo de trabajo, permitiendo una visión completa del estado de cada elemento en cualquier momento.​

5. Métricas y Evaluación

• Scrum: Se enfoca en métricas como la «velocidad» del equipo, que mide la cantidad de trabajo completado en cada sprint.
• Kanban: Utiliza métricas como el «tiempo de ciclo» y el «trabajo en curso» (WIP) para evaluar y optimizar el flujo de trabajo.​

6. Reuniones y Ceremonias

• Scrum: Incluye ceremonias estructuradas como la planificación del sprint, las reuniones diarias (daily stand-ups), la revisión del sprint y la retrospectiva.​
• Kanban: No requiere ceremonias específicas, aunque se pueden incorporar reuniones según las necesidades del equipo para revisar el flujo y realizar mejoras continuas.​

7. Priorización y Planificación

• Scrum: Requiere una planificación detallada al inicio de cada sprint, con una lista priorizada de tareas (backlog) que se comprometen a completar durante la iteración.​
• Kanban: La priorización es continua. Las tareas se añaden al flujo de trabajo según la capacidad del equipo y las prioridades actuales, sin necesidad de planificación por iteraciones.​

8. Adaptabilidad y Flexibilidad

• Scrum: Ofrece una estructura más rígida que puede ser beneficiosa para equipos que necesitan una guía clara y tiempos definidos.​
• Kanban: Proporciona una mayor flexibilidad, permitiendo adaptaciones rápidas y continuas, ideal para entornos con cambios frecuentes.​

Recomendaciones de Uso

Cuándo elegir Scrum:

• Proyectos con requisitos bien definidos y entregas regulares.​
• Equipos que se benefician de una estructura clara y roles definidos.​
• Entornos donde se valora la planificación a corto plazo y la mejora continua a través de retrospectivas.​

Cuándo elegir Kanban:

• Proyectos con flujos de trabajo continuos y prioridades cambiantes.​
• Equipos que buscan flexibilidad y una implementación gradual de mejoras.​
• Entornos donde se requiere una rápida adaptación a nuevas demandas o cambios en el mercado.

Scrum está diseñado y planteado como un marco de trabajo que nos ayudará a desarrollar con mayores garantías de éxito productos o trabajos complejos (donde existe mucha incertidumbre). Estructura su entrega por periodos fijos de tiempo, llamados sprints y está abierto al feedback del cliente, sobre todo, al final de cada periodo.  Por el contrario Kanban tiene como objetivo mejorar el servicio que damos a un cliente, mediante un flujo de entrega continua y la búsqueda de una eficiencia de flujo mejor cada vez. 

En cuanto a roles, eventos y artefactos podemos ver que Kanban resulta mucho más liviano que Scrum, de entrada. Según vamos madurando a nivel de equipo y a nivel de organización, podemos ir complejizando mucho más pero, de cara al arranque, es más sencillo y Kanban respeta más los roles y organización previa. 

Recomendaciones de uso

Después de muchos años como agente de cambio, agile coach y scrum master, puedo resumir las razones para elegir uno y otro sistema en base a dos parámetros: 

1# Contexto del trabajo

En base al tipo de trabajo que se desarrolla y al entorno en el que se hace.

• Usa SCRUM si se cumplen estos requisitos: 
  • Existe necesidad de testear el trabajo que realizamos.
  • Tenemos incertidumbre sobre el modo de realizarlo.
  • Buscamos realmente aportar valor al negocio.
  • Sabemos quién es nuestro usuario y contamos con él validar el trabajo.
  • Estamos dispuestos a pivotar ante el feedback.
• Usa KANBAN si se cumplen estos requisitos:
  • Tenemos que entregar lo antes posible.
  • Naturaleza de trabajo más relacionado con operación.
  • Existen diferentes tipos de trabajo a realizar.
  • Ítems de trabajo suficientemente independientes entre sí.
  • Buscamos alta adaptabilidad y priorización cambiante.
  • Existe o se acoge mentalidad kaizen (mejora continua).

2# Equipo de trabajo

Este parámetro se refiere a las personas que van a llevar a cabo el trabajo, así como las personas alrededor que ejercen roles de dirección, managers, stakeholders, sponsors etc. 

• Usa SCRUM si se cumplen estos requisitos: 
  • Managers conocen y respetan agile y scrum.
  • El equipo que desarrolla el trabajo es multidisciplinar.
  • El Product owner es realmente dueño del producto (tiene la última palabra).
  • Se presenta el incremento producto al usuario.
  • Roadmap / planificación se adecúa a los sprints.
• Usa KANBAN si se cumplen estos requisitos:
  • Podemos definir un flujo de trabajo real del servicio a mejorar.
  • Service Request Manager interactúa con el usuario.
  • Podemos repriorizar ante posibles novedades.
  • El equipo centrado en stop starting, start finishing.
  • Existen políticas explícitas, se conocen por todos los stakeholders y se respetan.
  • Podemos disponer de métricas y se quieren mejorar.
  • Podemos usar un tablero (físico o digital) de forma consistente.

Tanto Scrum como Kanban ofrecen enfoques valiosos para la gestión ágil de proyectos. La elección entre uno u otro dependerá de las características específicas de tu equipo, proyecto y entorno de trabajo. En algunos casos, una combinación de ambos, conocida como «Scrumban», puede ser la solución óptima, aprovechando la estructura de Scrum y la flexibilidad de Kanban.

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