Como elaborar um plano de comunicação em 9 passos

Hoje em dia e mais do que nunca a comunicação e seu uso adequado é um fator fundamental para qualquer tipo de empresa. Esta comunicação deve estar de acordo com os valores da própria empresa assim como deve ajustar-se aos objetivos de comunicação a serem alcançados e o tipo de cliente a quem é endereçada, com uma mensagem e um tom apropriado e que desperte seu interesse. Uma comunicação que abrange bem qualquer canal, seja interno ou externo à empresa. Neste contexto e tendo em conta a importância da comunicação, é necessário ter um bom plano de comunicação antes de embarcar na aventura de comunicar.

Importância do plano de comunicação

Um plano de comunicação empresarial é um roteiro para todos os departamentos da empresa no qual se estabelece de forma clara objetivos de comunicação a serem alcançados. Além disso, facilita o ordenamento de tarefas e que todas elas sejam realizadas de forma coerente e focadas em objetivos concretos.

Uma vez entendida sua importância, vamos examinar os pontos básicos que um plano estratégico de comunicação deve conter.

9 pontos essenciais que um plano de comunicação deve conter

#1 Contextualização

Como contextualização, entendemos a análise externa e interna da empresa. Para isso, é muito útil recorrer a estudos e dados estatísticos, bem como ferramentas que nos proporcionem o máximo de informações sobre onde estamos e como o mercado nos rodeia, que nos ajudará a estabelecer os objetivos de maneira coerente.

• Análise do ambiente: Neste ponto, devemos realizar um estudo de mercado para analisar tudo relacionado ao ambiente externo da empresa. Ou seja, como é o mercado em que desenvolvemos nossa atividade, quem é nossa competência, como se comporta etc. Para isso ou você pode recorrer à terceirização, ou seja, contratar uma empresa para realizar o estudo de mercado ou, como mencionei no ponto anterior, através de um processo de pesquisa e análise de estudos e dados estatísticos que nos fornecer o máximo de informações sobre o ambiente da nossa empresa.

• Análise da sua empresa: Da mesma forma que temos que analisar tudo relacionado ao ambiente externo da empresa, também é necessário realizar uma análise interna da empresa para detectar possíveis oportunidades, ameaças, bem como nossas fraquezas e pontos fortes. Para fazer isso, é muito útil realizar uma análise SWOT.

A análise SWOT é uma metodologia para estudar a situação da nossa empresa, analisando suas características internas (Pontos Fracos e Pontos Fortes) e sua situação externa (Ameaças e Oportunidades) em uma matriz quadrada. Vem das abreviaturas em inglês SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats).

Através desta análise, conheceremos a situação real em que nossa organização está localizada e nos ajudará a planejar uma estratégia de comunicação para o futuro.

#2 Definição de objetivos

Este é um dos pontos mais importantes a ter em conta no desenvolvimento de um plano estratégico de comunicação. A eficácia do plano de comunicação dependerá de uma definição correta dos objetivos a serem alcançados. Um correto estabelecimento de objetivos exige ter em conta a chamada regra S.M.A.R.T, ou seja, estes objetivos devem ser:

• Specific (específicos)
• Measurable (mensuráveis)
• Achievable (alcançáveis)
• Result-oriented (orientados a resultados)
• Time-limited (estabelecidos para um determinado período de tempo)

Alguns exemplos de objetivos de comunicação podem ser:

• Aumentar meus seguidores e meus fãs nos meus canais sociais
• Conseguir maior visibilidade da minha marca: que a mídia publique pelo menos 3 artigos sobre minha empresa ou meus produtos.
• Incentivar a interação com minha comunidade nos canais sociais.

Tenha em mente que ao definir objetivos que terão que definir as ações para realizar esses objetivos. Ou seja, devemos adotar os objetivos que os recursos da nossa empresa nos permitem. O ideal seria estabelecer não mais do que quatro objetivos de comunicação.

#3 Público-alvo

A quem nos dirigimos? Quem é o nosso público-alvo? Quantos anos tem? O que fazem? É principalmente homem ou mulher? Qual o nível de renda possui? Onde reside? Quais seus interesses? O que faz em seu tempo livre? etc. Estas são algumas das questões que não podem ser deixadas sem resposta em nosso plano de comunicação empresarial.

Temos que decidir a quem vamos direcionar nossa comunicação, para isso é essencial conhecer muito bem nosso público-alvo, bem como os canais de mídia e comunicação que usam diariamente. Disso dependerá o tom, a mensagem, os canais e, em geral, tudo relacionado à comunicação que usaremos. Qual seria a utilidade de usar uma rede social como o Instagram, na qual 7 de 10 usuários têm entre 16 e 34 anos, se o público-alvo tiver entre 50 e 70 anos? Talvez esse tipo de usuário prefira outro tipo de canal tradicional, como o rádio. O que eu quero dizer é que se trata de salvar e otimizar os esforços para obter os melhores resultados de comunicação.

#4 Mensagem

É o que queremos comunicar visando ao nosso público-alvo que definimos anteriormente e com um estilo e tom de comunicação apropriados.

Pontos-chave para uma boa mensagem:

• Clara, concisa e direta;
• Gramaticalmente e ortograficamente perfeita;
• Com uma linguagem adequada ao seu público-alvo (adaptado ao seu idioma, formal ou informal…);
• Tom adequado ao seu público-alvo e seus objetivos, por exemplo, Motivacional, instrutiva, etc.
• Mensagem com conteúdo de acordo com as necessidades e interesses do seu público-alvo.

#5 Recursos e configuração de orçamento

Para implementar o plano de comunicação, é necessário conhecer exatamente os recursos que temos (materiais e não materiais) e o quanto alocaremos nas ações necessárias para atingir os objetivos estabelecidos no plano de comunicação:

• Verba inicial a ser alocada
• Empregados e/ou recursos humanos necessários
• Formas de obter os recursos necessários para a execução do plano de comunicação, etc.

#6 Canais

A análise de todos os pontos anteriores nos dará dados suficientes para poder escolher quais canais usaremos para nos comunicar com o público-alvo.

Canais de comunicação off-line:

• Rádio e televisão
• Imprensa escrita
• Revistas especializadas
• Móveis de rua, sinalização, outdoors…
• Eventos de relações públicas e outros eventos
• Outros

Canais de comunicação on-line:

• Web
• Blog
• Redes sociais
• Newsletter, boletins informativos
• Outros

#7 Plano de ação

Depois de ter estudado nosso ambiente, estabelecido nossos objetivos, analisado nosso público alvo, definido nossa mensagem, escolhido quais canais usaremos, avaliado nossos recursos e estabelecido nosso orçamento, chegou a hora de começar a trabalhar com as ações que nos ajudarão para cumprir nossos objetivos estabelecidos no plano de comunicação. Agora temos que escolher a ação ou ações que nos ajudarão a alcançar cada meta que estabelecemos anteriormente.

Por exemplo, meta: “Aumentar meus seguidores e meus fãs meus canais sociais”

Ações:

-Facebook

• Publicar um post diário de interesse para minha comunidade;
• Usar Facebook Ads para promover publicações que interessam aos meus usuários e alcance outras pessoas para aumentar minha comunidade.

#8 Calendário de ações

Como eu disse antes, não vale a pena definir uma meta se ela não for estabelecida por um período específico de tempo. O mesmo vale para as ações. Para medir os resultados, é necessário que essas ações sejam estabelecidas dentro da estrutura de um calendário. Cada ação terá uma duração específica, bem como uma continuidade, algumas serão repetidas diariamente ou semanalmente e outras serão pontuais. É necessário definir o que vamos fazer e quando vamos fazer.

#9 Avaliação de resultados

É inútil desenvolver todos os itens acima se, no final, não medirmos resultados. Essa avaliação dos resultados indicará se estamos cumprindo os objetivos ou se, de outra forma, devemos melhorar ou alterar algumas das ações realizadas para o seu cumprimento.

Você também pode conferir neste link sete dicas para criar um plano de marketing bem sucedido, além de um modelo pronto para usar.

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