O que é e como fazer um plano de comunicação

Atualmente, o uso adequado da comunicação é fator fundamental para qualquer tipo de empresa. Deve estar de acordo com os valores da organização e se ajustar aos objetivos a serem alcançados. Também ao tipo de cliente a que se dirige, com mensagem e tom adaptado que desperte o seu interesse. Para implementar uma estratégia de comunicação bem-sucedida, é importante criar um plano de comunicação.

Quer saber o que é um plano de comunicação e como aplicá-lo à sua empresa? Continue lendo, nós vamos te contar!

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O que é um plano de comunicação?

Um plano de comunicação é um roteiro onde se reflete a forma como uma empresa vai se comunicar com seu público e quando. Nele, os objetivos de comunicação a serem alcançados são claramente estabelecidos. Além disso, fornece uma ordem das tarefas e ações a serem realizadas.

Existem dois tipos de planos de comunicação de acordo com o público-alvo. Eles podem ser internos ou externos:

• Plano de comunicação interna: é direcionado aos colaboradores. Trata-se da implementação de um conjunto de ações para promover a transferência de informação e conhecimento entre os trabalhadores de uma empresa. O objetivo é criar um bom ambiente de trabalho e melhorar a relação empresa-funcionário.
• Plano de comunicação externa: dirigido ao público de interesse. Seu objetivo é melhorar a imagem da marca. Está ligado ao relacionamento da empresa com os diferentes stakeholders. Podem ser acionistas, fornecedores, consumidores ou o público em geral.

Por outro lado, uma boa comunicação interna favorece indiretamente o cumprimento dos objetivos de comunicação externa. Os funcionários são os melhores prescritores de uma marca.

A comunicação da marca para o ambiente externo segue esse mesmo esquema para garantir que sua imagem atraia e fidelize seu cliente. Portanto, dependendo do canal pelo qual uma empresa desenvolve sua estratégia de comunicação, pode podem ser dividido em dois grupos:

• Plano de comunicação online: refere-se às estratégias que utilizam a Internet para serem realizadas.
• Plano de comunicação offline: refere-se às estratégias que não são realizadas pela Internet.

Ambos os planos não são incompatíveis, mas complementares.

Para que serve um plano de comunicação?

Mas para que serve exatamente um plano de comunicação? Um plano de comunicação é fundamental para unificar a mensagem de sua marca. Tanto os colaboradores quanto o público-alvo conhecerão a personalidade, os valores e os objetivos deste, e você evitará confusões de ambos os lados.

Além disso, um plano de comunicação permite planejar os recursos da sua organização, materiais e humanos, de forma ordenada e estratégica.

Também é útil se você deseja ter uma visão geral das ações a serem realizadas. Sempre com o foco em transmitir a mensagem certa ao público. Uma mensagem que vai definir você como marca e que vai definir os rumos da empresa.

Por que o plano de comunicação é importante?

O desenvolvimento de um plano de comunicação empresarial interno e/ou externo tem vários benefícios. Entre os mais destacados:

Plano de comunicação interna

• Se os colaboradores se sentem parte da empresa, consideram que ela os leva em consideração e se sentem confortáveis, serão mais produtivos e eficientes. Cria uma comunidade.
• Favorece o fluxo de informações entre a equipe e a empresa. Ficarão em dia com as novidades e mudanças na organização.
• Uma boa relação empresa-trabalhador gera lealdade. Eles vão querer continuar trabalhando para a marca e haverá menos rotatividade.
• Além disso, aumenta a eficiência, porque se os funcionários estiverem mais bem informados e conectados entre si, trabalharão com mais conforto individualmente e em equipe.
• Identificar o talento e o potencial de cada um de seus funcionários.
• Conseguir mais pontos de vista sobre gestão de marca e saber onde melhorar. Eles são os que o conhecem melhor e estarão dispostos a dar o seu ponto de vista.

Plano de comunicação externa

• Será mais fácil projetar uma boa imagem e fortalecer a marca se ela é trabalhada de dentro para fora.
• Ajuda saber os recursos de que necessita para cada ação e reduz os custos da sua empresa.
• Analisar e redirecionar a estratégia atual da marca. Localizar os possíveis erros que estão sendo cometidos e melhore o cumprimento dos objetivos.
• Se aproximar e conhecer melhor seu público-alvo. Ao estudar seu público, com uma mensagem e as ações adequadas, você aumentará sua participação no mercado e reterá seus clientes atuais.
• Os planos de comunicação costumam ser de um ano. Ao estabelecer diretrizes de curto, médio e longo prazo, você poderá chegar a uma mensagem homogênea que representa a filosofia da empresa.
• Quando se trata de lançar ações, você já saberá o que funcionou antes e o que não funcionou. Ajudará você a ter um guia e a melhorar a eficácia das estratégias, já que poderá monitorá-las e avaliá-las.
• Ganhará visibilidade. Quer inicie uma ação para melhorar a reputação da marca, para gerar mais confiança perante novos clientes ou para obter mais tráfego no seu site, irá ganhar visibilidade direta ou indiretamente.

Como desenvolver um plano de comunicação

Uma vez compreendida sua importância, vejamos os pontos básicos que um plano estratégico de comunicação deve conter.

1# Contextualização

Como contextualização entendemos a análise externa e interna da empresa ou análise SWOT. Para isso, é muito útil recorrer a estudos e dados estatísticos, bem como a ferramentas que nos forneçam o máximo de informação sobre onde estamos e como está o mercado que nos rodeia, que nos ajudem a estabelecer objectivos de forma coerente.

•  Análise do ambiente: Neste ponto devemos realizar um estudo de mercado para analisar tudo o que é externo à empresa. Ou seja, como é o mercado em que desenvolvemos a nossa atividade, quem é o nosso concorrente, como se comporta, etc. Para isso, pode recorrer ao outsourcing, ou seja, contratar uma empresa que faça o estudo de mercado. Ou, como já comentado no ponto anterior, através de um processo de pesquisa e análise de estudos e dados estatísticos que nos forneçam o máximo de informação sobre o ambiente da nossa empresa.
•  Análise da sua empresa:  Da mesma forma que temos que analisar tudo o que diz respeito ao externo à empresa, também é necessário fazer uma análise interna da empresa para detectar possíveis oportunidades, ameaças, bem como os nossos pontos fracos e fortes. Para isso, é muito útil realizar uma análise SWOT.

A análise SWOT é uma metodologia de estudo da situação da nossa empresa, analisando as suas características internas (Pontos Fracos e Fortes) e a sua situação externa (Ameaças e Oportunidades) numa matriz quadrada. O termo vem da sigla em inglês que compreende Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats.

Através desta análise conheceremos a situação real em que se encontra a nossa organização e isso nos ajudará a planejar uma estratégia de comunicação para o futuro.

2# Definição de objetivos

Em segundo lugar, você deve definir objetivos. Este é um dos pontos mais importantes a ter em consideração na elaboração de um plano estratégico de comunicação. A eficácia do plano dependerá de uma definição estudada dos objetivos a serem alcançados. Para o seu correto estabelecimento é necessário levar em consideração a chamada regra SMART, ou seja, esses objetivos devem ser:

• Specific (específicos)
• Measurable (mensurável)
• Achievable (alcançável)
• Result-oriented (orientados a resultados)
• Time-limited (estabelecidos por um período de tempo especificado)

Exemplos de objetivos de comunicação:

• Aumentar meus seguidores e fãs em meus canais sociais
• Conseguir maior visibilidade da minha marca: que a mídia publique pelo menos 3 artigos sobre minha empresa ou meus produtos.
• Fomentar a interação com minha comunidade em canais sociais

Devemos cumprir os objetivos que os recursos da nossa empresa nos permitem. Idealmente, não estabeleça mais do que quatro objetivos de comunicação.

3# Público-alvo

A quem estamos nos dirigindo? Quem é nosso público-alvo? Quantos anos tem? A que se dedica? É homem ou mulher? Qual é o seu nível de renda? Onde mora? Que interesses possui? O que faz no seu tempo livre? Essas são algumas das perguntas que não podem ficar sem resposta em nosso plano de comunicação empresarial.

Para fazer isso, temos que decidir a quem será dirigida a nossa comunicação. Para isso, é fundamental conhecer muito bem o nosso público-alvo, bem como os meios de comunicação e os canais de comunicação que utilizam no dia a dia. O tom, a mensagem e os canais que usarmos vão depender disso. De que adiantaria usar uma rede social como o Instagram, em que 7 em cada 10 usuários têm entre 16 e 34 anos se nosso público-alvo tem entre 50 e 70 anos? Talvez esse tipo de usuário prefira outro tipo de canal tradicional, como o rádio. O que quero dizer é que se trata de economizar e otimizar esforços para obter os melhores resultados.

4# Mensagem

Quarto, a mensagem é o que queremos comunicar direcionado ao nosso público-alvo que definimos previamente e com um estilo e tom de comunicação adequados.

Chaves para uma boa mensagem:

• Clara, concisa e direta
• Gramaticamente e ortograficamente perfeita
• Com uma linguagem adequada ao seu público-alvo (adaptada à sua linguagem, formal ou informal…)
• Tom apropriado para seu público-alvo e seus objetivos, por exemplo, motivacional, instrutivo, etc.
• Mensagem com conteúdo de acordo com as necessidades e interesses do seu público-alvo

5# Recursos e definição de orçamento

Porém, para implementar o plano de comunicação, é necessário saber exatamente os recursos de que dispomos (materiais e não materiais) e quanto vamos alocar para as ações necessárias para atingir os objetivos estabelecidos no plano de comunicação:

• Partida económica a destinar
• Funcionários e/ou recursos humanos necessários
• Formas de obtenção de recursos para a execução do plano de comunicação, etc.

6# Canais

Por outro lado, a análise de todos os pontos anteriores nos dará dados suficientes para podermos escolher quais canais usaremos para nos comunicarmos com nosso público-alvo.  

Canais de comunicação offline:

• Rádio e televisão
• Imprensa escrita
• Revistas especializadas
• Mobiliário urbanos, pôsteres, outdoors…
• Ações e eventos de relações públicas
• Outras

Canais de comunicação online:

• Rede
• Blog
• Redes sociais
• Newsletter, boletins
• Outras

7# Plano de Ação

Depois de estudar o nosso ambiente, estabelecer os nossos objetivos, analisar o nosso público-alvo, definir a nossa mensagem, escolher os canais que vamos utilizar, avaliar os nossos recursos e definir o nosso orçamento, chegou a hora de pôr mãos à obra as acções que nos vão ajudar para cumprir nossos objetivos. Para fazer isso, temos que escolher a ação ou ações que nos ajudarão a alcançar cada um.

Por exemplo, objetivo: “Aumentar meus seguidores e meus fãs em meus canais sociais”

Ações:

> Facebook

• Publicar um post diário de interesse para minha comunidade
• Usar os Anúncios do Facebook para promover as publicações que mais interessam aos meus usuários e assim alcançar outras pessoas para aumentar a minha comunidade.

8# Cronograma de ação

Como comentei anteriormente, é inútil estabelecer uma meta se ela não for definida para um determinado período de tempo. O mesmo vale para ações. Para mensurar os resultados, é necessário que essas ações sejam estabelecidas em um calendário. Cada ação terá uma determinada duração e também continuidade, algumas se repetirão diariamente ou semanalmente e outras serão específicas. Portanto, é necessário definir o que vamos fazer e quando vamos fazer.

9# Avaliação de resultados

Finalmente, é inútil desenvolver todos os itens acima se no final não medirmos os resultados. Esta avaliação de resultados nos dirá se estamos cumprindo os objetivos ou se, caso contrário, devemos melhorar ou modificar algumas das ações realizadas para alcançá-los.

E você? Se interessa pelo mundo da comunicação? Gostaria de melhores resultados em sua empresa ou em qualquer organização? Em caso afirmativo, nosso MBA em Marketing Digital foi feito para você. Te esperamos!