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Espacios libres de Covid-19: el nuevo reto de las empresas

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En pleno inicio de la desescalada, las empresas empiezan a preparar el terreno para convertir sus centros de trabajo en Espacios libres de Covid-19. Nos enfrentamos a un nuevo marco de actuación ante una epidemia que cambiará, entre otras cosas, el comportamiento y las relaciones sociales. Para dar este salto, son muchas las preguntas relacionadas con qué medidas tomar y cómo asegurar el entorno para que los empleados puedan operar sin miedo al contagio. Por este motivo, en este artículo te explicamos cómo adaptar un espacio de trabajo a la nueva era postcovid.

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Cómo adaptar un espacio de trabajo

El objetivo es asegurar el espacio y evitar posibles contagios dentro de la empresa. Aunque teniendo en cuenta los mínimos que marque la Ley, las organizaciones deberán tomar sus propias decisiones y medidas para minimizar los riesgos.

Un buen plan de actuación será determinante para asegurar no solo la salud de los empleados, sino también para transmitir seguridad y confianza.

Alargar el teletrabajo

Una de las medidas más importantes es garantizar una distancia mínima de dos metros entre trabajadores. También la reducción de aforo en los distintos espacios y, por ejemplo, hacer un buen uso de la transformación digital.

Este último punto puede interpretarse como una óptima implementación del teletrabajo. Aunque esta nueva modalidad a corto plazo no va a sustituir la asistencia a las oficinas, sí es recomendable hacer uso de ella. Lo más viable es hacer una combinación de trabajo presencial y remoto. Eso sí, ofreciendo mediante la transformación digital las herramientas adecuadas para asegurar la productividad.

La mayoría de organizaciones no estaban preparadas para cambiar su modelo de trabajo de un día para otro. Sin embargo, ha supuesto un reto difícil en un inicio pero, por lo general, con resultados más que satisfactorios.

Proteger a las personas

Para sumar tu oficina a la lista de Espacios libres de Covid-19 deberás poner normas que garanticen la salud de los empleados. La distancia de seguridad y la limitación de aforo serán esenciales.

También será necesario tener protocolos de circulación y puntos de higiene accesibles. Además, la oficina deberá reorganizarse de forma que se respete el espacio de seguridad. Si, por ejemplo, tenemos pasillos con un ancho inferior a dos metros, probablemente habrá que señalizar algo semejante a un «ceda el paso».

De todos modos, estar a dos metros de distancia, utilizar la mascarilla cuando no se puedan garantizar y lavarnos las manos de forma frecuente serán hábitos que la empresa deberá intentar asegurar que se cumplan.

Una adecuada ventilación y calidad del aire también jugarán un papel importante en esta nueva etapa postcovid.

Apoyarse en las nuevas tecnologías

Las nuevas tecnologías nos han servido de apoyo en este cambio, ayudándonos, por ejemplo, a poder estar en contacto permanente con nuestros compañeros. Hemos visto que existen cientos de herramientas que pueden facilitar el trabajo de los departamentos.

Pero si el teletrabajo no es una opción, las nuevas tecnologías también pueden facilitar la incorporación de los empleados. Por ejemplo, podríamos incluir tecnologías de sensorización para garantizar el distanciamiento mínimo de dos metros.

Modificar esta conducta llevará su tiempo. Pero ya hay estudios que abalan el uso de sensores a medio plazo para eliminar el contacto con superficies. Desde automatizar la iluminación o la apertura de puertas hasta las máquinas expendedoras o la maquinaria.

Socialización dentro de la empresa

La empresa en sí ya se ha convertido en un espacio de socialización. Algunas hasta han incorporado en sus instalaciones las conocidas como «Coffice» (cafetería más oficina) o «Workcafé». Estas iniciativas, además de fomentar el sentimiento de pertenencia a la empresa y la colaboración, ofrecen una alternativa a las tradicionales cafeterías.

En general, en las zonas de descanso, cafeterías, recepciones y demás espacios donde socializas el contacto es casi inevitable. Observaremos un cambio cultural en su uso. Deberá mantenerse la distancia y diseñar el espacio en torno a esta, reducir la densidad, proponer elementos de separación móviles o fijos, etc. También la utilización de materiales lavables que aseguren la higiene.

Una opción sería establecer unos horarios o bien organizar el equipo para que no coincidan todos a la vez. Para las salas de reuniones, por ejemplo, se pueden sacar las sillas adicionales y señalar dónde se debe colocar cada una para mantener la distancia. Así se limitará el aforo.

Guía

Teletrabajo: guía de supervivencia

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Gestionar un negocio en época de Covid-19

Aunque poco a poco las empresas se van sumando a la lista de Espacios libres de covid-19, la gestión de riesgos sigue siendo todo un reto. Para afrontar e intentar salir lo menos perjudicados posibles hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

Apuesta por ecommerce

Las relaciones en remoto, tanto laborales como comerciales serán más habituales es la época postcovid. Se convertirán en una atracción para el talento.

Cada vez son más los expertos que consideran este cambio como una solución para la España vaciada, ya que se prevé un auge de los nómadas digitales. El consumo digital se disparará y las empresas deben estar preparadas y sus modelos operativos adaptados a la red. La atención y la compra en tiendas físicas seguirá a la baja. En cambio, se les abre un amplio abanico de posibilidades estando presentes en Internet.

Las entregas a domicilio serán una forma de complementar la tienda online. Si se tratan de pedidos cercanos a la zona de la empresa, podrás entregarlos directamente. Sino, será necesario contar con transportistas.

Cuida al cliente

En tiempos de crisis las relaciones con clientes y socios deben ser más firmes que nunca. Para hacerlo, es fundamental mantener una comunicación regular, ya sea por email, redes sociales, newsletters o llamadas telefónicas.

Es momento para construir una relación basada en la confianza. Intenta buscar respuesta para todos los interrogantes de tu público. Para ello, puedes crear contenidos diarios con valor añadido. Presenta tus servicios de la forma más clara posible, la comunicación digital será el mayor punto de contacto a medio plazo. Haz un buen uso de ella.

Por ejemplo, puedes crear un apartado de FAQ sobre el coronavirus en tu página web. En ella, puedes añadir información como los cambios en la política de envíos, la forma en la que se realizarán las entregas a partir de ahora y pasos a seguir, qué ocurrirá con los eventos previstos, etc.

Ajustar el presupuesto

Las empresas están pasando momentos muy complicados a causa del parón de la actividad. Por eso, las organizaciones -si no lo han hecho ya- deben considerar la posibilidad de ajustar sus presupuestos y planes de ejecución. En especial se deberá prestar especial atención al flujo de caja. Garantizar la seguridad de los fondos de acuerdo con el ritmo de los proveedores y los planes de trabajo de los empleados.

Si es el caso, deberá seguirse de cerca la situación del comercio internacional de importación y exportación. Sobre todo, aquellos cambios que llegan de forma repentina. También habrá que estar informados sobre los posibles impactos en los lugares de origen de nuestros productos. Pues uno negativo podría suponer pérdidas considerables para la organización.

Por otro lado, para controlar y evitar lo máximo posible estos incidentes, la dirección deberá valorar los distintos escenarios con su correspondiente método de actuación. Por ejemplo, planes de emergencia para proveedores, tener en cuenta alternativos o la búsqueda de otros medios de transporte.

¿Te han parecido útiles estos consejos para sumar tu empresa a la lista de espacios libres de Covid-19? ¡Comenta y comparte!

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Elena Bello

Periodista especializada en comunicación corporativa. Departamento de Marketing y Comunicación de IEBS Business School. Leer más

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